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This Candidate Privacy Notice provides job applicants with information about the processing of Candidate related information (“Candidate Information” or “data”) during the recruitment and selection process at Circana, LLC and our subsidiaries and affiliate companies (“the Circana Group, we”, “our” or “us”) which may be located anywhere in the world. This Candidate Privacy Notice explains:

  • the information we collect when you apply for a position with us and how we use it
  • the types of information we may share with others and under what circumstances
  • how we protect your information
  • how to correct information that personally identifies you
  • additional disclosures for residents of the European Economic Area (“EEA”) and Switzerland.

When This Candidate Privacy Notice Applies

This Candidate Privacy Notice applies to information collected when individuals express interest in being employed at any company within the Circana Group. This includes data collected when an individual visits a Circana website to review job postings, as well as information submitted by an individual during the application process.

In certain circumstances, you may submit your application for employment through a third party service that displays our job posting (such as LinkedIn). Circana does not control the privacy practices of these third party services. Please review their privacy notices carefully prior to submitting your application materials.

This statement does not form part of any contract of employment, nor does it cover the processing of other data that may occur in the context of employment, if we make and you accept an offer to join our team. We encourage you to read this notice carefully and understand its contents. If you have any questions, please see the “Contact Information” section below for how to get in touch with us. 

Information We Collect And Why

The information we collect during the recruitment process and how we use that data may vary, depending on the jurisdiction where the position is based, and provision of all information may not be mandatory. To the extent any collection or use conflicts with a legal requirement or prohibition, then the Company will follow the applicable law. We refer to this type of information as “Candidate Information.” Candidate Information may be collected in multiple ways: you may provide it to us in connection with your application; we may make observations in the application process or collect information from public information sources; or you may authorize us to collect information from other sources, such as a former employer or reference. We also may collect information through cookies when you visit our website. Information we collect, and the uses for that information, may include:

Identifiers, including

  • Contact information, such as your name, alias physical address, telephone numbers, and email addresses. We use this information to open and track your Candidate file and communicate with you.
  • Identification and other Sensitive data such as your date of birth, country of birth or the country where you are a registered national or citizen, nationality/visa status, passport number, social security number, driver’s license number and signature, disability, gender identity, race, military/veteran status, medical conditions and sexual orientation (to the extent such information is collected or provided, for example, through voluntary self-identification). We use this information (at the time and manner and to the extent permitted or required by law) to address our legal obligations to you, to determine your eligibility to work, to verify your identity and fulfill our obligations to relevant government authorities, to make any adjustments required to assist you in the interview process, and to conduct meaningful equal opportunity and diversity monitoring and analyses, where permitted or required by law We do not use or disclose Candidate sensitive personal information for purposes except as described herein and as permitted by law
  • Professional or other employment-related information, including:
  • Job qualifications and related information, such as the position applied for, previous job roles, descriptions of your skills and experience, education, awards, qualifications, certificates, licenses, and any other information you choose to provide in your resumes and/or applications. We use this information to determine your qualification and selection for jobs, and potential conflicts of interest.
  • Professional or other membership information, such as your membership in professional bodies and trade groups. We use this information to determine your qualification and selection for jobs.
  • Travel related information, such as frequent flyer numbers, TSA known traveler numbers, itineraries, flight, train, rental car, car service, hotel or other similar information. If you are traveling during the application process, we use this information to facilitate your business travel, including to arrange or reimburse travel, to contact you during travel, as necessary with travel service providers, or in an emergency situation.
  • Financial information, such as your bank account details. We use financial information to process any agreed expense claims and to comply with legal obligations.
  • Results of background checks and screening, successful candidates may be subject to background checks, such as education verification, previous employment, criminal records and driver license checks (at the time and manner, and to the extent permitted or required by local law). We use this information to determine your suitability for employment including for certain job roles and to determine your eligibility for certain potential benefits. We may also collect background data from public third party sites and may not seek your specific consent where not required by law.
  • References, such as opinions and comments of any previous employers. In connection with our evaluation of your application, we may request specific permission to seek information about you from third parties. This may include information regarding your work habits, performance in prior roles, and fitness for employment. We use reference information we receive to determine your suitability for certain job roles and to fulfill our obligations to regulators (including demonstrating the suitability of employees for their role to regulators and professional bodies).
  • Salary and compensation information. We use salary and compensation information you provide to us and/or we obtain through the Candidate process (at the time and manner and to the extent permitted or required by law) to determine compensation offers and to benchmark our practices.
  • Surveys, such as feedback and opinions as part of voluntary surveys. We use such information to understand what Circana is doing well and what it can improve upon within the Candidate journey. Your response to these surveys is optional and will have no bearing on the selection process for any vacancy at Circana. When you provide a response to a non-mandatory question, you are consenting to the collection and storage of that information by Circana
  • Internet or other electronic network activity information, and audio, electronic, visual or similar information, including:
  • Website Interactions. When you interact with our website, certain information about your use of this Site is automatically collected. Much of this information is collected through cookies (excluding retargeting cookies), web beacons, and other tracking technologies, as well as through your web browser or device and includes:
  • Details of your visits to our site and information generated in the course of the use our site (including the timing, frequency and pattern of service use) including, but not limited to, traffic data, location data, weblogs and other communication data, the resources that you access, and how you reached our site
  • Details regarding the device you use to access our website or digital services, including where available your IP address, operating system and browser type
  • Information that you make available to us on a social media platform (such as by clicking on a social media icon linked from our services or choosing to log in through a social media account), including your account ID or username and other information included in your posts
  • Collection of this information may be performed on our behalf by service providers. Additionally, our websites use cookies. Our websites have separate privacy policies that explain the information collected, how it is used, and the choices you have.
  • Other audio, electronic, visual or similar information to us, such as communications, documents or images that you create, provide or upload to our systems. CCTV footage, photographs, and call recordings and other audio recordings (e.g., recorded meetings)
  • Inferences and Analytical Reports drawn from other personal information, such as analyses from Candidate Information used for improving our hCircanang processes. 

Additional Uses Of Candidate Information

In addition to the uses set forth above, we may use and share the categories of Candidate Information:

  • For consideration for other similar positions available within the Circana Group (if you provide your consent for us to do so)
  • To comply with applicable legal and regulatory requests and obligations (including investigations).
  • For health and safety purposes, such as contact tracing or conducting appropriate screenings of individuals prior to entering or accessing certain locations or premises
  • For purposes of planning, due diligence and implementation of commercial transactions (e.g., mergers, acquisitions, asset sales or transfers, bankruptcy or reorganization or other similar business transactions). 
  • To establish or defend legal claims and allegations.
  • For security or the prevention, detection, or investigation of fraud, suspected or actual illegal activity, violations of company policy or rules, or other misconduct.
  • To seek advice from lawyers, auditors and other professional advisers. 

Sources of Information

In general, we may collect Candidate Information from the following categories of sources:

  • Directly from you
  • Recruiters and recruiting platforms
  • Employee referrals
  • Publicly available information and sources
  • Former employers
  • Our service providers, representatives, and agents
  • References you provide

When And With Whom We Share Information

We limit the information we share and disclose to others as described below:

  • The Circana Group

We may share information about you with other companies within the Circana Group, especially the company that will ultimately be employing the successful candidate. They will also process your information in accordance with this Notice.

  • Service Providers

In order to provide and support the evaluation process, we use carefully selected third party companies as service providers that work on our behalf to transmit, collect, process, or store information for us. We require these service providers adopt suitable technical and organizational measures to safeguard our information and to treat the information we share with them as confidential and to use it only for the purpose of providing the services for which they have been engaged. The categories of Service Providers with whom we work include:
– Vendors that assist with the application process, including assessing Candidate qualifications and providing the platform through which candidates submit their candidacy
– Auditing and accounting firms
– Professional services consultants, such as firms that perform analytics, assist with improving our programming, provide legal services, or supply project-based resources and assistance
– Security vendors, such as entities that assist with security incident verification and response, service notifications, and fraud prevention

  • Researchers

We may share Candidate Information with institutions where doing so would further an important research purpose. For example, some institutions are interested in exploring the relationship between certain academic degrees and backgrounds with the type of positions that such candidates seek at Circana. When we share information with researchers, Circana requires the researchers to agree to keep the personal information confidential. The researchers may publish papers or studies which include aggregated data about Circana’s candidates for employment, but may not publish any personal information that identifies a specific individual. 

How We Protect Your Information

We have in place security measures to protect your Candidate Information from loss, misuse and unauthorised access, disclosure, alteration and destruction. The security measures are implemented and maintained in accordance with legal, organisational and technological developments.

Updating Candidate Information And Your Rights

Candidates retain control over most of their information that can be updated through Circana’s online candidate registration system and are able to (and expected to) self-serve amending, updating or deleting most information.

We observe the following rights for all Candidate Information and you will not to be subject to discriminatory treatment for exercising your rights:

  • Right to Access – you have the right to request access to your personal information and additional information about the processing of your personal information (such as which parties it has been transferred to).
  • Right to Correction- you are entitled to have any inadequate, incomplete or incorrect personal information corrected.
  • Right to Object – you may object to our processing of your data. We only process Candidate Information where we believe have compelling reasons to process it, but we will always consider your objection and will stop processing it if we cannot demonstrate why we are processing it.
  • Right to Withdraw Consent – you have the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. This means you would be withdrawing your application and could no longer be considered for employment for that role.
  • Right to Deletion – in certain circumstances, you are entitled to have your information deleted. This applies where you have withdrawn your consent or where you object to our processing and we have no overriding legitimate reason to continue the processing.
  • Right to Restriction – we will restrict the further processing of your data while the above situations are being investigated. We will only process restricted data with your consent or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

Candidates of entities registered in the European Union and the UK may also be entitled to “Data Portability”, which means you may have the right to receive certain data which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format, and have it transmitted to another controller (where possible).

Candidates that reside in or are employed by an Circana entity in the European Union, the United Kingdom or Brazil also have the right to lodge a complaint about our data collection and processing actions with the supervisory authority concerned. Contact details for the UK’s ICO, Brazil’s ANPD or European data protection authorities are available here. Prior to raising a complaint externally we encourage you to follow our complaints procedure below.

How To Exercise Your Rights

For any right that you are not able to exercise through candidate registration system please contact your Circana talent acquisition manager in the first instance. Your request will be processed promptly and (where required by law) within 28 days. We may have a reason why we do not have to respond to your request or respond to it in a more limited way than you anticipated. If we do, we will explain that to you in our response.

If you are not contacting us through the email you originally supplied us with, we will take steps to verify your request by matching the information provided by you with the information we have in our records. You must provide sufficient information to allow us to verify that you are the Candidate about whom we have collected information and describe your request in sufficient detail to allow us to understand, evaluate, and respond to it. In some cases, we may request additional information in order to verify your request or where necessary to process your request. If we are unable to adequately verify a request, we will notify you. Authorized agents may initiate a request on your behalf through one of the above methods, but authorized agents will be required to provide proof of their authorization and we may also require you to personally verify your identity and the authority of the authorized agent.

Complaints And Further Queries

If you are not satisfied with how we have handled your request, or you have any questions, concerns or complaints regarding this Notice or the handling of your personal information (including any concerns about third parties we have shared your data with) please contact us using any of the details listed under “Contact Information”

Transfers To Third Countries

Candidate Information we collect will be transferred to, and stored and processed in, the United States or any other country in which we or our affiliates or subcontractors maintain facilities, as described above. Candidate Information transferred between our third parties from the European Economic Area, Switzerland or the United Kingdom to a third country will be governed by Standard Contractual Clauses. If you require further information on this please get in touch using any of the details in the “Contact Information” section below

Data Retention

Data will be retained in accordance with any consent you have provided to us to retain your data, or if no such consent has been provided, for as long as it is required in order to to comply with our tax, accounting and recordkeeping obligations, as well as an additional period of time as necessary to protect, defend or establish our rights, defend against potential claims, and comply with our legal obligations.


We may use “profiling” e.g. automated processing of personal data to evaluate certain personal aspects (such as someone’s suitability for a role). Such profiling however will only be one element of a decision-making process and decisions will never be based solely on profiling results.

Additional Information For Individuals Located In The EEA And Switzerland

Legal Bases
We process Candidate Information on the following legal bases:
(1) with your consent: this ground is used to process information you are not obliged to provide as part of the recruitment process or if you wish us to retain your data for future opportunities at Circana. As stated above, where we process your data under consent you may withdraw that consent at any time
(2) as necessary for our legitimate interests in managing the recruitment process where those interests do not override your fundamental rights and freedom related to data privacy
(3) as necessary for the performance of the employment contract (precontractual requirement) related to the application of a specific post.
(4) in compliance with a legal obligation: for example where there is a requirement under employment and/or discrimination legislation to retain your information.

Contact Information

If you are not satisfied with how we have handled your request, or you have any questions, concerns or complaints regarding this Notice or the handling of your Candidate Information (including any concerns about third parties we have shared your data with) please contact the Chief Privacy Officer at privacy@Circanaworldwide.com.

If Circana has appointed a data protection officer for the market in which you are applying, you may also contact them with any complaints or queries – please contact us for their email address.

Correctness Of Information

By applying for a role at Circana, you confirm that all information you provide is complete and accurate. We expressly reserve the right to suspend, modify access to or remove your application if your profile violates any applicable Circana policy, is deemed offensive, violent and/or for any other reason as determined by Circana, in our sole discretion.

Updating This Privacy Notice

We strive for continuous improvement in our services, processes and protecting data subject rights. We will therefore update this privacy notice from time to time. Therefore, we advise you to check this notice each time you apply for a role. We are also happy to provide previous versions of this Notice on request.


Applicable Legislation

AustraliaAustralian Privacy Principle 5.2, Privacy Act 1988 (Cth)
BrazilArticle 9, General Data Protection law (Law No. 13.709/2018)
Canada (Federal)Section 6.1 and Principles 2, 3, and 8, Schedule 1, Personal Information Protection and Electronic Documents Act
ChinaArticles 17, 22, 23, and 39, Personal Information Protection Law (in Chinese)
EU Member StatesArticles 13 and 14, General Data Protection Regulations 2016/679
Hong KongData protection principle 1(3) and Sections 35(C) and 35(F), Personal Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486 of the Laws of Hong Kong)
IndiaSections 4 and 5(3), Information Technology (Reasonable Security Practices and Procedures and Sensitive Personal Data or Information) Rules 2011
JapanArticles 15(1), 18(1) and (2), 23(2) and (5), and 27, Act on the Protection of Personal Information. Article 8, Cabinet Order to Enforce the Act on the Protection of Personal Information
MexicoArticles 15,16, and 36 Federal Law on the Protection of Personal Data held by Private Parties (2010) Articles 14, 23, 30, 41 and 112, Regulations of the Federal Data Protection Law Chapter 5, Sections 1 and 26, Privacy Notice Guidelines (January 17, 2013)
New ZealandPrinciple 3, Section 22, Privacy Act 2020
South AfricaArticle 18, Protection of Personal Information Act 2013 (No. 4 of 2013)
South KoreaArticles 20, 27, and 30, Personal Information Protection Act, as amended by Act No. 16930 Article 31, Enforcement Decree of PIPA (in Korean)
United KingdomEU Regulation (EU) 2016/679 General Data Protection Regulation, as it forms part of the law of England and Wales, Scotland and Northern Ireland by virtue of section 3 of the European Union (Withdrawal) Act
United States

California Consumer Privacy Act (Cal. Civ. Code § 1798.100 et seq.), as amended, and its implementing regulations


La presente Informativa sulla privacy dei candidati fornisce ai candidati le informazioni sul trattamento dei dati personali relativi ai candidati (“Informazioni sui candidati” o “dati”) durante il processo di reclutamento e selezione presso  Circana, LLPe le nostre società controllate e affiliate (“Gruppo Circana”,”Circana” “noi”, “nostro” o “ci”) che possono essere situate in qualsiasi parte del mondo. La presente Informativa sulla privacy dei candidati spiega:
i dati che raccogliamo quando vi candidate per una posizione presso di noi e il modo in cui li utilizziamo

  • i tipi di dati che possiamo condividere con altri e in quali circostanze;
  • come proteggiamo i vostri dati
  • come correggere i dati che vi identificano personalmente
  • informazioni aggiuntive per i residenti nello Spazio economico europeo (“SEE”) e in Svizzera.

Quando si applica la presente Informativa sulla privacy dei candidati

La presente Informativa sulla privacy dei candidati si applica ai dati raccolti quando le persone esprimono interesse a essere assunte in una qualsiasi società del Gruppo Circana. La presente Informativa sulla privacy dei candidati si applica ai dati raccolti quando le persone esprimono interesse a essere assunte in una qualsiasi società del GruppoCircana.
In alcune circostanze, il candidato può inviare la propria candidatura per un impiego attraverso un servizio di terze parti che visualizza i nostri annunci di lavoro (come LinkedIn). Circananon controlla le pratiche sulla privacy di questi servizi di terze parti. Prima di inviare il materiale richiesto per la candidatura, leggere attentamente le loro informative sulla privacy.
La presente dichiarazione non fa parte di alcun contratto di lavoro, né copre il processo di trattamento di altri dati che può verificarsi nel corso del rapporto di lavoro, nell’ipotesi di accettazione da parte vostra di un’offerta di lavoro per entrare a far parte del nostro team. Vi invitiamo a leggere attentamente questa informativa e a comprenderne il contenuto. In caso di domande, consultare la sezione “Informazioni di contatto” per sapere come contattarci.

Informazioni che raccogliamo e perché

Le Informazioni sui candidati possono essere raccolte in vari modi: l’utente può fornircele in relazione alla sua candidatura; possiamo fare osservazioni nel corso del processo di candidatura o raccogliere informazioni da fonti di informazione pubbliche; oppure l’utente può autorizzarci a raccogliere informazioni da altre fonti, come un ex datore di lavoro o una referenza. Possiamo anche raccogliere informazioni attraverso i cookie quando l’utente visita il nostro sito web. Le informazioni che raccogliamo, e gli usi che ne facciamo, possono includere:

Identificativi (credenziali), tra cui

  • Informazioni di contatto, come nome, indirizzo fisico, numeri di telefono e indirizzi e-mail. Utilizziamo queste informazioni per aprire e seguire il dossier di candidatura e per comunicare con voi.
  • Dati identificativi e altri dati sensibili quali la data di nascita, il paese di nascita o il paese in cui l’utente è registrato come cittadino o cittadina, la nazionalità/stato del visto, il numero di passaporto, il numero di previdenza sociale, il numero di patente di guida e la firma, la disabilità, l’identità di genere, la razza, lo stato militare/veterano, le condizioni mediche e l’orientamento sessuale (nella misura in cui tali informazioni sono raccolte o fornite, ad esempio, attraverso l’autoidentificazione volontaria). Utilizziamo queste informazioni (nei tempi e nei modi e nella misura consentita o richiesta dalla legge) per adempiere ai nostri obblighi legali nei vostri confronti, per determinare la vostra idoneità al lavoro, per verificare la vostra identità e adempiere ai nostri obblighi nei confronti delle autorità governative competenti, per apportare le modifiche necessarie per assistervi nel processo di colloquio e per condurre un monitoraggio e un’analisi significativi delle pari opportunità e della diversità, laddove consentito o richiesto dalla legge Non utilizziamo né divulghiamo le informazioni personali sensibili dei candidati per scopi diversi da quelli qui descritti e consentiti dalla legge.
  • Informazioni professionali o altre informazioni relative all’impiego, tra cui:
  • Qualifiche lavorative e informazioni correlate, come la posizione richiesta, i ruoli lavorativi precedenti, la descrizione delle competenze e dell’esperienza, l’istruzione, i riconoscimenti, le qualifiche, i certificati, le licenze e qualsiasi altra informazione che decidete di fornire nei vostri curriculum e/o nelle vostre candidature. Utilizziamo queste informazioni per determinare la qualifica e selezione dell’utente per i posti di lavoro e i potenziali conflitti di interesse.
  • Informazioni professionali o di altra natura, come l’appartenenza a organismi professionali e associazioni di categoria. Utilizziamo queste informazioni per determinare la vostra qualifica e selezione per i posti di lavoro.
  • Informazioni relative ai viaggi, come numeri compagnia area e visto itinerari, voli, treni, auto a noleggio, servizio auto, hotel o altre informazioni simili. Se l’utente viaggia durante il processo di candidatura, utilizziamo queste informazioni per facilitare il suo viaggio di lavoro, anche per organizzare o rimborsare il viaggio, per contattarlo durante il viaggio, se necessario con i fornitori di servizi di viaggio o in caso di emergenza.
  • Informazioni finanziarie, come le coordinate bancarie. Utilizziamo le informazioni finanziarie per elaborare eventuali richieste di rimborso spese concordate e per adempiere agli obblighi di legge.
  • I candidati prescelti possono essere sottoposti a controlli, come la verifica dell’istruzione, del precedente impiego, del casellario giudiziale e della patente di guida (nei tempi, nei modi e nella misura consentiti o richiesti dalla legge locale). Utilizziamo queste informazioni per determinare la vostra idoneità all’impiego, anche per determinati ruoli lavorativi, e per determinare la vostra idoneità a ricevere determinati benefici potenziali. Potremmo anche raccogliere dati di base da siti pubblici di terzi e potremmo non richiedere il vostro consenso specifico se non richiesto dalla legge.
  • Referenze, come opinioni e commenti di eventuali precedenti datori di lavoro. Nell’ambito della valutazione della vostra candidatura, potremmo richiedere l’autorizzazione specifica a richiedere informazioni su di voi a terzi. Ciò può includere informazioni sulle abitudini di lavoro, sulle prestazioni in ruoli precedenti e sull’idoneità all’impiego. Utilizziamo le informazioni di riferimento che riceviamo per determinare la vostra idoneità a determinati ruoli lavorativi e per adempiere ai nostri obblighi nei confronti delle autorità di regolamentazione (compresa la dimostrazione dell’idoneità dei dipendenti per il loro ruolo alle autorità di regolamentazione e agli organismi professionali).
  • Informazioni su stipendi e retribuzione. Utilizziamo le informazioni su stipendi e retribuzione fornite e/o che otteniamo attraverso il processo di candidatura (nei tempi, nei modi e nei limiti consentiti o richiesti dalla legge) per determinare le offerte di retribuzione e per effettuare un benchmark delle nostre pratiche.
  • Sondaggi, come feedback e opinioni nell’ambito di sondaggi volontari. Utilizziamo queste informazioni per capire cosa Circana sta facendo bene e cosa può migliorare nel percorso del Candidato. La risposta a questi sondaggi è facoltativa e non avrà alcuna influenza sul processo di selezione per qualsiasi posto vacante presso Circana. Quando fornite una risposta a una domanda non obbligatoria, acconsentite alla raccolta e all’archiviazione di tali informazioni da parte diCircana.
  • Informazioni sull’attività di Internet o di altre reti elettroniche e informazioni audio, elettroniche, visive o simili, tra cui:
  • Interazioni con il sito web. Quando un utente interagisce con il nostro sito web, vengono raccolte automaticamente alcune informazioni sul suo utilizzo del sito. Molte di queste informazioni vengono raccolte attraverso i cookie (esclusi i cookie di retargeting), i web beacon e altre tecnologie di tracciamento, nonché attraverso il browser o il dispositivo dell’utente e comprendono:
  • I dettagli delle vostre visite al nostro sito e le informazioni generate nel corso dell’utilizzo del nostro sito (compresi i tempi, la frequenza e il modello di utilizzo del servizio), tra cui, ma non solo, i dati sul traffico, i dati sulla posizione, i weblog e altri dati di comunicazione, le risorse a cui accedete e il modo in cui avete raggiunto il nostro sito;
  • Dettagli relativi al dispositivo utilizzato per accedere al nostro sito web o ai servizi digitali, compresi, se disponibili, l’indirizzo IP, il sistema operativo e il tipo di browser;
  • Informazioni che l’utente ci rende disponibili su una piattaforma di social media (ad esempio facendo clic su un’icona di social media collegata ai nostri servizi o scegliendo di accedere tramite un account di social media), tra cui l’ID o il nome utente dell’account e altre informazioni incluse nei suoi post;
  • La raccolta di queste informazioni può essere effettuata per nostro conto da fornitori di servizi. Inoltre, i nostri siti web utilizzano i cookie. I nostri siti web dispongono di informative sulla privacy separate che illustrano le informazioni raccolte, le modalità di utilizzo e le scelte a disposizione dell’utente.
  • Altre informazioni audio, elettroniche, visive o simili, come comunicazioni, documenti o immagini create, fornite o caricate sui nostri sistemi. Filmati o immagini di telecamere a circuito chiuso, fotografie, registrazioni di chiamate e altre registrazioni audio (ad esempio, riunioni registrate).
  • Inferenze e rapporti analitici ricavati da altre informazioni personali, come le analisi delle informazioni sui candidati utilizzate per migliorare i nostri processi di assunzione.

Ulteriori usi delle Informazioni sui candidati

Oltre agli usi sopra descritti, possiamo utilizzare e condividere le categorie di Informazioni sui candidati:

  • Per essere presi in considerazione per altre posizioni simili disponibili all’interno del Gruppo Circana (se ci fornite il vostro consenso a farlo)
  • Per ottemperare alle richieste e agli obblighi legali e normativi applicabili (comprese le indagini);
  • Per scopi di salute e sicurezza, come la ricerca di contatti o l’esecuzione di controlli appropriati sulle persone prima dell’ingresso o dell’accesso a determinati luoghi o locali;
  • Ai fini della pianificazione, della due diligence e dell’attuazione di transazioni commerciali (ad esempio fusioni, acquisizioni, vendite o trasferimenti di attività, fallimenti o riorganizzazioni o altre transazioni commerciali simili);
  • Per stabilire o difendere rivendicazioni e accuse legali;
  • Per la sicurezza o per la prevenzione, l’individuazione o l’investigazione di frodi, attività illegali sospette o effettive, violazioni della politica o delle regole aziendali o altri comportamenti scorretti;
  • Richiedere la consulenza di avvocati, revisori e altri consulenti professionali.

Fonti di informazione

In generale, possiamo raccogliere Informazioni sui candidati dalle seguenti categorie di fonti:

  • Direttamente da voi
  • Reclutatori e piattaforme di reclutamento
  • Referenze dei dipendenti
  • Informazioni e fonti disponibili al pubblico
  • Ex datori di lavoro
  • I nostri fornitori di servizi, rappresentanti e agenti
  • Referenze fornite

Quando e con chi condividiamo le informazioni

Limitiamo le informazioni che condividiamo e divulghiamo ad altri come descritto di seguito:

  • Il Gruppo Circana

Possiamo condividere le informazioni che vi riguardano con altre società del GruppoCircana, in particolare con la società che assumerà il candidato prescelto. Tratteranno le informazioni dell’utente in conformità con la presente informativa.

  • Fornitori di servizi

Al fine di fornire e supportare il processo di valutazione, utilizziamo società terze accuratamente selezionate come fornitori di servizi che lavorano per nostro conto per trasmettere, raccogliere, elaborare o archiviare informazioni per noi. Chiediamo a questi fornitori di servizi di adottare misure tecniche e organizzative adeguate per salvaguardare le nostre informazioni e di trattare le informazioni che condividiamo con loro come riservate e di utilizzarle solo allo scopo di fornire i servizi per i quali sono stati ingaggiati. Le categorie di fornitori di servizi con cui lavoriamo includono:
– Fornitori che assistono nel processo di candidatura, compresa la valutazione delle qualifiche dei candidati e la fornitura della piattaforma attraverso la quale i candidati presentano la propria candidatura;
– Società di revisione e contabilità;
– Consulenti di servizi professionali, come aziende che eseguono analisi, assistono nel miglioramento della nostra programmazione, forniscono servizi legali o forniscono risorse e assistenza basate su progetti;
– Fornitori di sicurezza, come le entità che assistono nella verifica e nella risposta agli incidenti di sicurezza, nelle notifiche di servizio e nella prevenzione delle frodi.

  • Ricercatori

Possiamo condividere i dati dei candidati con le istituzioni, qualora ciò serva a perseguire un importante scopo di ricerca. Ad esempio, alcune istituzioni sono interessate ad esplorare la relazione tra determinati titoli di studio e background accademico con il tipo di posizioni ricercate da tali candidati pressoCircana. Quando condividiamo le informazioni con i ricercatori, Circana richiede che questi ultimi accettino di mantenere riservate le informazioni personali. I ricercatori possono pubblicare articoli o studi che includono dati aggregati sui candidati all’assunzione in Circana, ma non possono pubblicare informazioni personali che identifichino un individuo specifico.

Come proteggiamo le vostre informazioni

Abbiamo adottato misure di sicurezza per proteggere le informazioni dei candidati da perdita, abuso e accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione e distruzione. Le misure di sicurezza sono implementate e mantenute in conformità con gli sviluppi legali, organizzativi e tecnologici.

Aggiornamento dei dati dei candidati e dei loro diritti

I candidati mantengono il controllo sulla maggior parte delle loro informazioni che possono essere aggiornate attraverso il sistema di registrazione online dei candidati di Circana e sono in grado (e ci si aspetta che lo facciano) di modificare, aggiornare o cancellare autonomamente la maggior parte delle informazioni.
Osserviamo i seguenti diritti per tutti i candidati e non sarete soggetti a trattamenti discriminatori per aver esercitato i vostri diritti:

  • Diritto di accesso – L’utente ha il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali e ulteriori informazioni sul trattamento dei propri dati personali (come ad esempio le parti a cui sono stati trasferiti).
  • Diritto di rettifica – L’utente ha il diritto di far rettificare qualsiasi informazione personale inadeguata, incompleta o errata.
  • Diritto di opposizione – L’utente può opporsi al trattamento dei suoi dati da parte nostra. Trattiamo i dati dei candidati solo se riteniamo di avere motivi validi per trattarli, ma prenderemo sempre in considerazione la vostra obiezione e interromperemo il trattamento se non possiamo dimostrare il motivo per cui li stiamo trattando.
  • Diritto di revocare il consenso – L’utente ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca. Ciò significa che il candidato ritirerà la propria candidatura e non potrà più essere preso in considerazione per l’assunzione in quel ruolo.
  • Diritto alla cancellazione – In determinate circostanze, l’utente ha diritto alla cancellazione dei propri dati. Ciò vale nel caso in cui l’utente abbia ritirato il proprio consenso o si sia opposto al nostro trattamento e noi non abbiamo alcun motivo legittimo prevalente per continuare il trattamento.
  • Diritto di restrizione – Limiteremo l’ulteriore trattamento dei dati dell’utente mentre le situazioni di cui sopra sono in fase di indagine. Elaboreremo i dati riservati solo con il vostro consenso o per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali.

I candidati di entità registrate nell’Unione Europea e nel Regno Unito possono anche avere diritto alla “Portabilità dei dati”, il che significa avere il diritto di ricevere alcuni dati forniti in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da una macchina, e di trasmetterli a un altro responsabile del trattamento (ove possibile).
I candidati che risiedono o sono impiegati da un’entità Circananell’Unione Europea, nel Regno Unito o in Brasile hanno anche il diritto di presentare un reclamo sulle nostre azioni di raccolta e trattamento dei dati presso l’autorità di vigilanza interessata. I dettagli di contatto dell’ICO del Regno Unito, dell’ANPD del Brasile o delle Autorità europee per la protezione dei dati sono disponibili qui. Prima di presentare un reclamo all’esterno, vi invitiamo a seguire la nostra procedura di reclamo riportata di seguito.

Come esercitare i propri diritti

Per qualsiasi diritto che non sia possibile esercitare attraverso il sistema di registrazione dei candidati, si prega di contattare in prima istanza il proprio responsabile Circana per l’acquisizione di talenti. La vostra richiesta sarà elaborata tempestivamente e (ove richiesto dalla legge) entro 28 giorni. Potremmo avere un motivo per cui non dobbiamo rispondere alla vostra richiesta o rispondere in modo più limitato rispetto a quanto previsto. In questo caso, spiegheremo il motivo nella nostra risposta.
Se non ci contattate tramite l’e-mail che ci avete originariamente fornito, prenderemo provvedimenti per verificare la vostra richiesta confrontando le informazioni da voi fornite con quelle in nostro possesso. Dovete fornire informazioni sufficienti per permetterci di verificare che siate il candidato su cui abbiamo raccolto informazioni e descrivere la vostra richiesta in modo sufficientemente dettagliato per permetterci di comprenderla, valutarla e rispondervi. In alcuni casi, potremmo richiedere ulteriori informazioni per verificare la vostra richiesta o se necessario per elaborare la vostra richiesta. Se non siamo in grado di verificare adeguatamente una richiesta, provvederemo a comunicarvelo. Gli agenti autorizzati possono avviare una richiesta per conto dell’utente attraverso uno dei metodi di cui sopra, ma gli agenti autorizzati dovranno fornire una prova della loro autorizzazione e potremmo anche richiedere all’utente di verificare personalmente la sua identità e l’autorità dell’agente autorizzato.

Reclami e ulteriori domande

Se non siete soddisfatti del modo in cui abbiamo gestito la vostra richiesta, o se avete domande, dubbi o reclami in merito alla presente Informativa o al trattamento dei vostri dati personali (compresi eventuali dubbi su terze parti con cui abbiamo condiviso i vostri dati), vi preghiamo di contattarci utilizzando uno dei dettagli elencati alla voce “Informazioni di contatto”.

Trasferimenti verso Paesi terzi

Le informazioni sui candidati che raccogliamo saranno trasferite, conservate ed elaborate negli Stati Uniti o in qualsiasi altro paese in cui noi o le nostre affiliate o i nostri subappaltatori gestiscono delle strutture, come descritto sopra. Le informazioni sui candidati trasferite tra le nostre terze parti dallo Spazio economico europeo, dalla Svizzera o dal Regno Unito a un paese terzo saranno disciplinate dalle Clausole contrattuali standard. Se desiderate ulteriori informazioni in merito, potete contattarci utilizzando uno dei recapiti riportati nella sezione “Informazioni di contatto” qui sotto.

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati in conformità al consenso che ci avete fornito per la conservazione dei vostri dati o, se non è stato fornito tale consenso, per tutto il tempo necessario per adempiere ai nostri obblighi fiscali, contabili e di registrazione, nonché per un ulteriore periodo di tempo necessario per proteggere, difendere o stabilire i nostri diritti, difenderci da potenziali reclami e adempiere ai nostri obblighi legali.


Possiamo utilizzare la “profilazione”, ad esempio il trattamento automatizzato dei dati personali, per valutare alcuni aspetti personali (come l’idoneità di una persona a ricoprire un ruolo). Tale profilazione, tuttavia, sarà solo uno degli elementi di un processo decisionale e le decisioni non saranno mai basate esclusivamente sui risultati della profilazione.

Informazioni aggiuntive per le persone che si trovano nel SEE e in Svizzera

Basi legali
Trattiamo I dati dei candidati sulle seguenti basi legali:
(1) Con il vostro consenso: viene utilizzato per trattare le informazioni che l’utente non è obbligato a fornire nell’ambito del processo di assunzione o se si desidera che conserviamo i dati per future opportunità presso Circana. Come indicato in precedenza, nel caso in cui trattiamo i vostri dati con il consenso, potete revocarlo in qualsiasi momento.
(2) Se necessario per i nostri legittimi interessi nella gestione del processo di reclutamento, laddove tali interessi non prevalgano sui vostri diritti e libertà fondamentali relativi alla privacy dei dati.
(3) Se necessario per l’esecuzione del contratto di lavoro (requisito precontrattuale) relativo alla candidatura a un posto specifico.
(4) In ottemperanza a un obbligo di legge: ad esempio, quando la legislazione in materia di occupazione e/o di discriminazione prevede l’obbligo di conservare le informazioni dell’utente.

Informazioni di contatto

Se non siete soddisfatti del modo in cui abbiamo gestito la vostra richiesta, o se avete domande, dubbi o reclami relativi a questo avviso o al trattamento delle vostre informazioni sui candidati (compresi eventuali dubbi su terze parti con cui abbiamo condiviso i vostri dati), contattate il Chief Privacy Officer all’indirizzo privacy@circana.com..

Correttezza delle informazioni

Candidandosi a un ruolo presso Circana, l’utente conferma che tutte le informazioni fornite sono complete e accurate. Ci riserviamo espressamente il diritto di sospendere, modificare l’accesso o rimuovere l’applicazione del candidato qualora il suo profilo violi una qualsiasi politica IRI applicabile, sia ritenuto offensivo, violento e/o per qualsiasi altra ragione determinata da IRI, a sua esclusiva discrezione.

Aggiornamento della presente informativa sulla privacy

Ci impegniamo a migliorare continuamente i nostri servizi, i nostri processi e la protezione dei diritti degli interessati. Aggiorneremo periodicamente la presente informativa sulla privacy. Pertanto, vi consigliamo di controllare questo avviso ogni volta che vi candidate per un ruolo. Siamo inoltre lieti di fornire, su richiesta, versioni precedenti della presente informativa.


Privacyverklaring voor kandidaten

Deze Privacyverklaring voor kandidaten verschaft sollicitanten informatie over de verwerking van aan de kandidaat gerelateerde informatie.(“Kandidaatsgegevens” of “gegevens”) tijdens het wervings- en selectieproces bij Circana, LLCen onze dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (“de Circana-groep”,”Circana” “we”, “onze of “wij”) die zich overal ter wereld kunnen bevinden. Deze Privacyverklaring voor kandidaten zet het volgende uiteen:
de informatie die we verzamelen wanneer je bij ons solliciteert en hoe we die gebruiken

  • de soorten informatie die we met anderen kunnen delen en in welke omstandigheden
  • hoe wij je informatie beschermen
  • hoe je informatie die jou persoonlijk identificeert, kunt corrigeren
  • aanvullende openbaarmakingen voor inwoners van de Europese Economische Ruimte (“EER”) en Zwitserland.

Wanneer is deze Privacyverklaring voor kandidaten van toepassing

Deze Privacyverklaring voor kandidaten geldt voor informatie die wordt verzameld wanneer personen belangstelling tonen voor een baan bij een bedrijf binnen de IRI-groep. Dit omvat gegevens die worden verzameld wanneer een persoon een IRI-website bezoekt om vacatures te bekijken, of informatie die tijdens de sollicitatieprocedure door iemand wordt verstrekt.
In bepaalde omstandigheden kun je je sollicitatie indienen via een dienst van derden die onze vacatures weergeeft (zoals LinkedIn). IRI heeft geen controle over het privacybeleid van deze diensten van derden. Lees hun privacyverklaringen zorgvuldig door voordat je je sollicitatie indient.
Deze verklaring maakt geen deel uit van een arbeidscontract, noch van de verwerking van andere gegevens die in het kader van een dienstverband kan plaatsvinden, als wij jou een aanbod doen om tot ons team toe te treden en je dit aanbod accepteert. Wij raden je aan dit document zorgvuldig door te lezen en de inhoud ervan te begrijpen. Voor vragen kun je via het gedeelte Contactinformatie hieronder contact met ons opnemen.

Informatie die we verzamelen en waarom

De informatie die wij tijdens het wervingsproces verzamelen en de manier waarop wij die gegevens gebruiken, kunnen variëren en zijn afhankelijk van het rechtsgebied waar de functie wordt uitgevoerd. Het is ook mogelijk dat het verstrekken van alle informatie niet verplicht is. Voor zover het verzamelen of gebruik in strijd is met een wettelijke vereiste of verbod, zal het Bedrijf de toepasselijke wetgeving volgen. Wij noemen dit soort informatie Kandidaatsgegevens. Kandidaatsgegevens kunnen op verschillende manieren worden verzameld: je kunt deze aan ons verstrekken in verband met je sollicitatie; wij kunnen waarnemingen doen tijdens de sollicitatieprocedure of informatie verzamelen uit openbare informatiebronnen. Je kunt ons ook toestemming geven om informatie te verzamelen uit andere bronnen, zoals een voormalige werkgever of referentie. Wij kunnen ook informatie verzamelen via cookies wanneer je onze website bezoekt. De informatie die wij verzamelen, en het gebruik van die informatie, kan onder andere het volgende omvatten:

Identificatiemiddelen, zoals

  • Contactinformatie, zoals je naam, alias, huisadres, telefoonnummers en e-mailadressen. Wij gebruiken deze informatie om je kandidaatsdossier te openen en te volgen en met jou te communiceren.
  • – Identificatie en andere gevoelige gegevens zoals je geboortedatum, geboorteland of het land waar je als burger geregistreerd bent, nationaliteit/visumstatus, paspoortnummer, socialezekerheidsnummer, rijbewijsnummer en handtekening, handicap, geslachtsidentiteit, ras, militaire/veteranenstatus, medische aandoeningen en seksuele geaardheid (voor zover dergelijke informatie wordt verzameld of verstrekt, bijvoorbeeld via vrijwillige zelfidentificatie). Wij gebruiken deze informatie (op het tijdstip en de wijze en in de mate waarin dit wettelijk is toegestaan of vereist) om aan onze wettelijke verplichtingen jegens jou te voldoen, om te bepalen of je in aanmerking komt om te werken, om je identiteit te verifiëren en onze verplichtingen jegens relevante overheidsinstanties na te komen, om eventuele aanpassingen door te voeren die nodig zijn om je te helpen bij de sollicitatieprocedure, en om zinvolle monitoring en analyses van gelijke kansen en diversiteit uit te voeren, waar dit wettelijk is toegestaan of vereist Wij gebruiken of onthullen geen gevoelige persoonsgegevens van kandidaten voor andere doeleinden dan de hierin beschreven en wettelijk toegestane doeleinden.
  • Professionele of andere werkgerelateerde informatie zoals
  • Functiekwalificaties en aanverwante informatie, zoals de functie waarop wordt gesolliciteerd, eerdere functies, beschrijvingen van je vaardigheden en ervaring, opleiding, onderscheidingen, kwalificaties, certificaten, vergunningen en alle andere informatie die je in je cv’s en/of sollicitaties wilt verstrekken. Wij gebruiken deze informatie om je kwalificatie en selectie voor functies en mogelijke belangenconflicten te bepalen.
  • Professionele of andere lidmaatschaps informatie, zoals een lidmaatschap van beroepsorganisaties en handelsgroepen. Wij gebruiken deze informatie om je kwalificatie en selectie voor functies te bepalen.
  • Reisgerelateerde informatie, zoals frequent flyer-nummers, TSA-nummers van bekende reizigers, reisschema’s, vluchten, treinreizen, huurauto’s, autoservice, hotels of andere soortgelijke informatie. Als je tijdens de sollicitatieprocedure op reis gaat, gebruiken wij deze informatie om je zakenreis te vergemakkelijken, onder meer om reizen te regelen of te vergoeden, om tijdens de reis contact met je op te nemen, indien nodig met reisdienstverleners, of in een noodsituatie.
  • Financiële informatie, zoals je bankgegevens. Wij gebruiken financiële informatie om overeengekomen onkostendeclaraties te verwerken en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
  • Resultaten van antecedentenonderzoek en screening, succesvolle kandidaten kunnen worden onderworpen aan achtergrondcontroles, zoals verificatie van opleiding, eerdere dienstverbanden, strafbladen en rijbewijscontroles (op het tijdstip en de wijze en voor zover toegestaan of vereist door de plaatselijke wetgeving). Wij gebruiken deze informatie om je kwalificatie voor bepaalde functies en om je geschiktheid voor bepaalde potentiële voordelen te bepalen. Wij kunnen ook achtergrondgegevens verzamelen van openbare sites van derden en vragen niet om je specifieke toestemming indien dit niet wettelijk verplicht is.
  • Referenties, zoals meningen en opmerkingen van vorige werkgevers. In verband met onze beoordeling van je sollicitatie kunnen we specifieke toestemming vragen om bij derden informatie over jou op te vragen. Dit kan informatie omvatten over je werkgewoonten, je prestaties in eerdere functies en je geschiktheid voor het werk. We gebruiken de referentiegegevens die we ontvangen om je geschiktheid voor bepaalde functies te bepalen en om onze verplichtingen jegens toezichthouders na te komen (inclusief het aantonen van de geschiktheid van werknemers voor hun functie aan regelgevers en beroepsorganisaties).
  • Informatie over salaris en vergoedingen. We gebruiken informatie over salaris- en vergoedingen die je ons verstrekt en/of die we verkrijgen via het selectieproces (op het tijdstip en de wijze en in de mate waarin dit wettelijk is toegestaan of vereist) om vergoedingsaanbiedingen vast te stellen en onze praktijken te benchmarken.
  • Onderzoeken, zoals feedback en meningen in het kader van vrijwillige enquêtes. We gebruiken deze informatie om te begrijpen wat Circana goed doet en wat zij kan verbeteren in het sollicitatietraject van de kandidaat. Jouw antwoorden op deze enquêtes zijn optioneel en hebben geen invloed op het selectieproces voor een vacature bij Circana. Wanneer je een antwoord geeft op een niet-verplichte vraag, stem je in met het verzamelen en opslaan van die informatie door Circana.
  • Informatie over internet- of andere elektronische netwerkactiviteiten, audio-, elektronische, visuele of vergelijkbare informatie, zoals:
  • ebsite-interacties. Wanneer je onze website bezoekt, wordt bepaalde informatie over je gebruik van deze site automatisch verzameld. Veel van deze informatie wordt verzameld via cookies (exclusief retargeting-cookies), webbakens en andere volgtechnologieën, evenals via je webbrowser of apparaat en omvat:
  • Details van je bezoeken aan onze site en informatie gegenereerd in de loop van het gebruik van onze site (inclusief de timing, frequentie en patroon van servicegebruik), inclusief maar niet beperkt tot verkeersgegevens, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens, de bronnen waartoe je toegang hebt en hoe je onze site hebt bereikt.
  • Details over het apparaat dat je gebruikt om toegang te krijgen tot onze website of digitale diensten, inclusief indien beschikbaar je IP-adres, besturingssysteem en browsertype.
  • Informatie die je ons ter beschikking stelt op een socialemediaplatform (zoals door te klikken op een socialemedia-icoon gelinkt vanuit onze diensten of door ervoor te kiezen in te loggen via een socialemedia-account), inclusief je account-ID of gebruikersnaam en andere informatie die is opgenomen in de berichten die je plaatst.
  • Het verzamelen van deze informatie kan namens ons door dienstverleners worden uitgevoerd. Daarnaast gebruiken onze websites cookies. Onze websites hebben een afzonderlijk privacybeleid waarin wordt uitgelegd welke informatie wordt verzameld, hoe deze wordt gebruikt en welke keuzes je hebt.
  • Andere audio-, elektronische, visuele of soortgelijke informatie aan ons, mededelingen, documenten of afbeeldingen die je maakt, verstrekt of uploadt naar onze systemen. Camerabeelden, foto’s en gespreksopnamen en andere geluidsopnamen (bv. opgenomen vergaderingen).
  • Conclusies en analyserapporten verzameld uit andere persoonlijke informatie, zoals analyses van Kandidaatsgegevens gebruikt voor het verbeteren van onze selectieprocessen.

Bijkomend gebruik van kandidaatsgegevens

Naast het hierboven beschreven gebruik, kunnen we de categorieën Kandidaatsgegevens gebruiken en delen:

  • Om in aanmerking te komen voor andere soortgelijke functies binnen de Circana-groep (als je ons hiervoor toestemming geeft).
  • Om te voldoen aan toepasselijke wettelijke en regelgevende verzoeken en verplichtingen (met inbegrip van onderzoeken).
  • Voor gezondheids- en veiligheidsdoeleinden, zoals het opsporen van contacten of het uitvoeren van geschikte screenings van personen voorafgaand aan het betreden van bepaalde locaties of gebouwen.
  • Voor doeleinden van planning, due diligence en de invoering van commerciële transacties (bv. fusies, overnames, verkoop of overdracht van activa, faillissement of reorganisatie of andere soortgelijke zakelijke transacties).
  • Om juridische claims en beschuldigingen vast te stellen of te verdedigen.
  • Voor de beveiliging of het voorkomen, opsporen of onderzoeken van fraude, vermoedelijke of daadwerkelijke illegale activiteiten, schendingen van bedrijfsbeleid of -regels of ander wangedrag.
  • Advies inwinnen bij advocaten, accountants en andere professionele adviseurs.


Over het algemeen kunnen we uit de volgende categoriebronnen Kandidaatsgegevens verzamelen:

  • Rechtstreeks van jou
  • RRecruiters en wervingsplatforms
  • RVerwijzingen van werknemers
  • ROpenbaar beschikbare informatiebronnen
  • RVoormalige werknemers
  • ROnze dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten
  • RDe referenties die je aanlevert

Wanneer en met wie we informatie delen

We beperken de informatie die we delen en bekendmaken aan anderen zoals hieronder beschreven:

  • De Circana-groep

We kunnen informatie over jou aan andere bedrijven binnen de Circana-groep doorgeven, met name het bedrijf dat uiteindelijk de succesvolle kandidaat in dienst zal nemen. Ze zullen je informatie ook verwerken in overeenstemming met deze Kennisgeving.

  • Dienstverleners

Om het beoordelingsproces te faciliteren en te ondersteunen, gebruiken we zorgvuldig geselecteerde externe bedrijven zoals dienstverleners die namens ons werken om informatie voor ons te verzenden, verzamelen, verwerken of opslaan. Wij eisen van deze dienstverleners dat zij passende technische en organisatorische maatregelen nemen om onze informatie te beveiligen en de informatie die wij met hen delen vertrouwelijk te behandelen en alleen te gebruiken voor het leveren van de diensten waarvoor zij zijn ingeschakeld. De categorieën van dienstverleners met wie wij samenwerken zijn onder andere:
– Leveranciers die helpen bij het sollicitatieproces, inclusief het beoordelen van de kwalificaties van de sollicitant en het bieden van het platform waarop kandidaten hun sollicitatie indienen
– Accountantskantoren
– Professionele dienstverleners, zoals analysebedrijven die helpen bij het verbeteren van onze programmering, juridische diensten verlenen of projectgebaseerde middelen en assistentie leveren
– Leveranciers van beveiliging, zoals bedrijven die helpen bij verificatie en reactie op beveiligingsincidenten, servicemeldingen en fraudepreventie

  • Onderzoekers

We kunnen aan bepaalde instellingen Kandidaatsgegevens doorgeven wanneer dit een belangrijk onderzoeksdoel zou bevorderen. Sommige instellingen zijn bijvoorbeeld geïnteresseerd in het onderzoeken van het verband tussen bepaalde academische graden en achtergronden en het soort functies dat dergelijke kandidaten bij Circana zoeken. Wanneer we informatie met onderzoekers delen, vereist Circana dat de onderzoekers ermee instemmen de persoonlijke informatie vertrouwelijk te behandelen. De onderzoekers mogen papers of studies publiceren die geaggregeerde gegevens bevatten over kandidaten die voor een baan bij het Circana  solliciteren, maar mogen geen persoonlijke informatie publiceren die een specifiek individu identificeert.

Hoe wij je gegevens beschermen

Wij hebben veiligheidsmaatregelen getroffen om je Kandidaatsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. De beveiligingsmaatregelen worden uitgevoerd en gehandhaafd overeenkomstig de wettelijke, organisatorische en technologische ontwikkelingen.

Kandidaatsgegevens bijwerken en je rechten

Kandidaten behouden zelf de controle over het grootste deel van hun gegevens die kunnen worden bijgewerkt via het online kandidatenregistratiesysteem van Circana en kunnen (en worden geacht) zelf de meeste gegevens wijzigen, bijwerken of verwijderen.
We respecteren de volgende rechten voor alle Kandidaatsgegevens en je zult bij het uitoefenen van je rechten niet gediscrimineerd worden:

  • Recht op toegang – je hebt het recht om toegang te vragen tot je persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van je persoonsgegevens (zoals aan welke partijen deze zijn doorgegeven).
  • Recht op correctie – je hebt het recht om inadequate, onvolledige of onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
  • Recht op bezwaar – je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens door ons. We verwerken alleen Kandidaatsgegevens wanneer we menen dwingende redenen te hebben om deze te verwerken, maar wij zullen je bezwaar altijd in overweging nemen en de verwerking stopzetten als we niet kunnen aantonen waarom we deze gegevens verwerken.
  • Recht om toestemming in te trekken – je hebt het recht om te allen tijde je toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken. Dit betekent dat je je sollicitatie intrekt en niet langer in aanmerking komt voor een baan in die functie.
  • Recht op verwijdering – in bepaalde omstandigheden heb je het recht om je gegevens te laten verwijderen. Dit is van toepassing wanneer je je toestemming hebt ingetrokken of wanneer je bezwaar maakt tegen onze verwerking en wij geen dwingende legitieme reden hebben om de verwerking voort te zetten.
  • Recht op beperking – wij zullen de verdere verwerking van je gegevens beperken terwijl bovengenoemde situaties worden onderzocht. Wij verwerken alleen met jouw toestemming beperkte gegevens of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Kandidaten van in de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk geregistreerde bedrijven kunnen ook recht hebben op ‘gegevensportabiliteit’, wat betekent dat je het recht kunt hebben om bepaalde gegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en aan een andere beheerder te laten doorgeven (waar mogelijk).
Kandidaten die in de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk of Brazilië wonen of in dienst zijn van een Circana-bedrijf hebben ook het recht om een klacht in te dienen over onze gegevensverzameling en -verwerking bij de betrokken toezichthoudende autoriteit. Contactgegevens voor het Britse ICO, de Braziliaanse ANPD of de Europese gegevensbeschermingsautoriteiten zijn hier beschikbaar. Voordat je een externe klacht indient, raden wij je aan onze onderstaande klachtenprocedure te volgen.

Hoe je je rechten kunt uitoefenen

Voor elk recht dat je niet via het kandidatenregistratiesysteem kunt uitoefenen, moet je in eerste instantie contact opnemen met je Circana-talentwervingsmanager. Je verzoek zal onmiddellijk en (indien wettelijk vereist) binnen 28 dagen worden behandeld. We kunnen een reden hebben om niet of beperkter op je verzoek in te gaan dan je had verwacht. Als dat het geval is, zullen we je dat in ons antwoord uitleggen.
Als je geen contact met ons opneemt via het e-mailadres dat je ons oorspronkelijk hebt verstrekt, zullen we stappen ondernemen om je verzoek te verifiëren. Dit doen wij door de door jou verstrekte informatie te vergelijken met de informatie in onze bestanden. Je moet voldoende informatie verstrekken om ons in staat te stellen na te gaan of jij de Kandidaat bent over wie wij informatie hebben verzameld en je verzoek voldoende gedetailleerd beschrijven zodat we het kunnen begrijpen, beoordelen en beantwoorden. In sommige gevallen kunnen we aanvullende informatie vragen om je verzoek te verifiëren of waar nodig om je verzoek te verwerken. Als wij een verzoek niet adequaat kunnen verifiëren, zullen wij je daarvan op de hoogte stellen. Gemachtigden kunnen een verzoek namens jou indienen via een van de bovenstaande methoden, maar deze gemachtigden moeten een bewijs van hun machtiging overleggen en wij kunnen je ook vragen je identiteit en de bevoegdheid van de gemachtigde persoonlijk te verifiëren.

Klachten en verdere vragen

Als je niet tevreden bent over de manier waarop wij je verzoek hebben behandeld, of als je vragen, zorgen of klachten hebt over deze kennisgeving of de behandeling van je persoonlijke gegevens (inclusief zorgen over derden met wie wij je gegevens hebben gedeeld), moet je contact met ons opnemen via een van de gegevens die onder Contactgegevens staan vermeld.

Overdrachten naar derde landen

De kandidaatsgegevens die wij verzamelen worden overgebracht naar en opgeslagen en verwerkt in de Verenigde Staten of elk ander land waar wij of onze gelieerde ondernemingen of onderaannemers vestigingen hebben, zoals hierboven beschreven. Kandidaatsgegevens die tussen onze derden worden overgedragen vanuit de Europese Economische Ruimte, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk naar een derde land, vallen onder de modelcontractbepalingen. Wil je hierover meer informatie, dan kun je via het gedeelte Contactinformatie hieronder contact met ons opnemen.

Gegevens bewaren

Gegevens worden bewaard in overeenstemming met de toestemming die je ons hebt gegeven om je gegevens te bewaren, of indien geen toestemming is gegeven, zolang dat nodig is om te voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van belastingen, boekhouding en administratie, en gedurende een aanvullende periode die nodig is om onze rechten te beschermen, te verdedigen of vast te stellen, ons te verdedigen tegen mogelijke claims en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.


Wij kunnen gebruik maken van ‘profilering’, d.w.z. geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens om bepaalde persoonlijke aspecten te beoordelen (zoals iemands geschiktheid voor een functie). Deze profilering is echter slechts een onderdeel van een besluitvormingsproces en besluiten zullen nooit uitsluitend gebaseerd zijn op de resultaten van een dergelijke profilering.

Aanvullende informatie voor personen in de EER en Zwitserland

Juridische grondslagen
Wij verwerken Kandidaatsgegevens op de volgende rechtsgronden:
(1) met jouw toestemming: deze rechtsgrond wordt gebruikt om informatie te verwerken die je niet verplicht bent te verstrekken als onderdeel van het wervingsproces of als je wilt dat wij je gegevens bewaren voor toekomstige mogelijkheden bij Circana. Zoals hierboven vermeld, kun je, wanneer wij je gegevens met toestemming verwerken, deze toestemming te allen tijde intrekken.
(2) als dit noodzakelijk is voor onze legitieme belangen bij het beheer van het wervingsproces, waarbij deze belangen niet zwaarder wegen dan je fundamentele rechten en vrijheid met betrekking tot de gegevensbescherming.
(3) als noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (precontractuele voorwaarde) in verband met de sollicitatie naar een specifieke functie.
(4) om te voldoen aan een wettelijke verplichting: bijvoorbeeld wanneer de arbeids- en/of discriminatiewetgeving vereist dat je gegevens worden bewaard.


Als je niet tevreden bent over de manier waarop wij je verzoek hebben behandeld, of als je vragen, zorgen of klachten hebt over deze kennisgeving of de behandeling van je Kandidaatsgegevens (inclusief zorgen over derden met wie wij je gegevens hebben gedeeld), moet je contact opnemen met onze Chief Privacy Officer viaprivacy@circana.com..

Juistheid van informatie

Door te solliciteren naar een functie bij Circana bevestig je dat alle informatie die je verstrekt volledig en accuraat is. Wij behouden ons uitdrukkelijk recht om de toegang tot je sollicitatie op te schorten, te wijzigen of te verwijderen als je profiel in strijd is met de geldende IRI beleidsregels, als beledigend of gewelddadig wordt beschouwd en/of om enige andere reden die door Circana naar eigen goeddunken wordt bepaald.

Het bijwerken van deze privacyverklaring

Wij streven naar voortdurende verbetering van onze diensten, processen en bescherming van de rechten van de betrokkenen. Daarom zullen wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Daarom raden wij je aan deze mededeling te controleren telkens wanneer je naar een functie solliciteert. Op verzoek kunnen wij je ook eerdere versies van deze kennisgeving toesturen.


Aviso de Privacidad de los Candidatos

El presente Aviso de Privacidad de los Candidatos ofrece a los solicitantes de empleo información sobre el tratamiento de la información relacionada con el Candidato (“Información del candidato” o “datos”) durante el proceso de selección y contratación en Circana, LLC y en nuestras empresas asociadas y filiales (“el Grupo Circana”, ”Circana” “nosotros” o “nuestro”) que pueden encontrarse en cualquier parte del mundo. El presente Aviso de Privacidad de los Candidatos explica lo siguiente:
la información que recopilamos cuando se presenta candidato a un puesto vacante y cómo la utilizamos

  • los tipos de información que podemos compartir con terceros y en qué circunstancias
  • cómo protegemos su información
  • cómo corregir la información que le identifica personalmente
  • información adicional para residentes en el Espacio Económico Europeo (“EEE”) y Suiza.

Casos en los que se aplica el presente Aviso de Privacidad de los Candidatos

El presente Aviso de Privacidad de los Candidatos se aplica a la información recopilada cuando los individuos expresan interés en ser contratados en alguna de las empresas del Grupo CIRCANA. Esto incluye datos recogidos cuando el individuo visita una página web de CIRCANA para consultar los puestos vacantes, así como la información que presente durante el proceso de contratación.
En determinadas circunstancias, puede presentar su candidatura de empleo a través de algún servicio de terceros en el que figuren nuestras ofertas de empleo (por ejemplo, LinkedIn). CIRCANA no controla las prácticas de privacidad de estos servicios de terceros. Consulte los avisos de privacidad correspondientes antes de presentar su candidatura.
Esta declaración no forma parte de ningún contrato de trabajo, ni cubre el tratamiento de otros datos que pueda producirse en el contexto de un empleo, si le presentamos una oferta y usted acepta formar parte de nuestro equipo. Le recomendamos que lea este aviso atentamente y entienda la totalidad de su contenido. Si tiene alguna pregunta, consulte el apartado “Información de contacto” que figura más abajo para saber cómo ponerse en contacto con nosotros.

Información que recopilamos y razones por la que la recopilamos

La información que recopilamos durante el proceso de contratación y la forma en que utilizamos esa información puede variar en función de la jurisdicción en la que se encuentre el puesto vacante, y puede que no ser obligatorio facilitar toda la información. En la medida en que la recopilación o el uso entre en conflicto con un requisito o prohibición legal, la Empresa se atendrá a la legislación aplicable. Nos referimos a este tipo de información como “Información del candidato”. La Información del candidato puede recopilarse de varias formas: puede proporcionárnosla usted a través de alguna candidatura a la que se presente para una oferta de trabajo; nosotros podremos realizar observaciones durante el proceso de contratación o recopilar información de fuentes de información pública; o usted podrá autorizarnos a recopilar información de otras fuentes, tales como de antiguos empleadores o referencias. También podremos recopilar información a través de las cookies cuando visite nuestra página web. La información que recopilamos, así como los usos que hacemos de dicha información, podrían incluir:

Identificadores, incluida:

  • Información de contacto, como su nombre, alias, dirección física, números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Utilizamos esta información para abrir y hacer seguimiento de su perfil de Candidato, y para comunicarnos con usted.
  • Datos de identificación y otros datos sensiblescomo su fecha de nacimiento, país de nacimiento o país en el que se encuentra registrado o es ciudadano, nacionalidad / situación del visado, número de pasaporte, número de la seguridad social, número y firma de carnet de conducir, discapacidad, identidad de género, raza, condición de militar/veterano, afecciones médicas y orientación sexual (en la medida en la que dicha información se recopile o facilite, por ejemplo, mediante la autoidentificación voluntaria). Utilizamos esta información (en el momento, la manera y la medida permitida o requerida por la ley) para cumplir con nuestra obligaciones legales en relación con usted, para determinar su aptitud para trabajar, para verificar su identidad y cumplir con nuestras obligaciones con las autoridades gubernamentales pertinentes, para realizar los ajustes necesarios para ayudarle en el proceso de entrevistas, y para realizar un seguimiento y análisis de la igualdad de oportunidades y la diversidad, cuando lo permita o exija la ley. No utilizamos ni divulgamos información personal sensible del Candidato para fines distintos de los descritos en el presente documento y de los permitidos por la ley.
  • Información profesional o relacionada con el empleo, incluida:
  • Cualificaciones laborales e información relacionada, como el puesto solicitado, puestos anteriores, descripciones de sus habilidades y experiencia, educación, reconocimientos, cualificaciones, certificados, licencias y otra información que nos proporcione en su currículum o en candidaturas. Utilizamos esta información para determinar sus cualificaciones y selección para puestos de trabajo, así como posibles conflictos de intereses.
  • Información profesional o relativa a afiliaciones, como su pertenencia a organismos profesionales y grupos comerciales. Utilizamos esta información para determinar su cualificación y selección para puestos de trabajo.
  • Información relacionada con viajes, como números de viajero frecuente, número de viajero conocido de la TSA, itinerarios, vuelos, trenes, coches de alquiler, hoteles o información similar. Si viaja durante el proceso de contratación, utilizamos esta información para facilitar su viaje de negocios, incluido para organizar o reembolsar el viaje, para ponernos en contacto con usted, según sea necesario con los proveedores de servicios de viajes, o en situaciones de emergencia.
  • Información financiera, como los datos de su cuenta bancaria. Utilizamos información financiera para procesar las reclamaciones de gastos acordadas y para cumplir con las obligaciones legales.
  • Resultados de comprobaciones de antecedentes y controles, a los candidatos seleccionados se les puede someter a comprobaciones de antecedentes, como verificaciones de estudios, empleos anteriores, antecedentes penales y permisos de conducir (en el momento, la manera y la medida en que lo permita o exija la legislación local). Utilizamos esta información para determinar su idoneidad para el puesto, incluso para determinados puestos de trabajo concretos, y para determinar su capacidad para ciertos beneficios potenciales. También podemos recopilar datos de antecedentes de sitios públicos de terceros sin solicitar su consentimiento específico cuando no lo exija la ley.
  • Referencias, tales como opiniones y comentarios de empleadores anteriores. En relación con la evaluación que realizamos de su solicitud de empleo, podemos solicitar permiso específico para recabar información sobre usted a terceros. Esto podría incluir información relativa a sus hábitos de trabajo, rendimiento en puestos anteriores e idoneidad para el empleo. Utilizamos la información de referencias que recibimos para determinar su idoneidad para determinados puestos y para cumplir con nuestras obligaciones con los organismos reguladores (incluida la demostración de la idoneidad de los empleados en sus puestos a los organismos reguladores y profesionales).
  • Información sobre salarios y compensaciones. Utilizamos información sobre salarios y compensaciones que nos proporciona y/o obtenemos a través del proceso del Candidato (en el momento, la manera y la medida en que lo permita o exija la ley) para determinar las ofertas de compensaciones y comparar nuestras prácticas.
  • Encuestas, como comentarios y opiniones como parte de encuestas voluntarias. Utilizamos dicha información para entender los aspectos que CIRCANA está haciendo bien y los aspectos en los que puede mejorar en el proceso del Candidato. Responder a estas encuestas es opcional y no se incluirá en el proceso de selección de los puestos vacantes en CIRCANA. Cuando responde a una pregunta no obligatoria, acepta la recogida y conservación de dicha información por parte de CIRCANA.
  • Información de la actividad en Internet u otras redes electrónicas, e información de audio, electrónica y visual o información similar, incluidas:
  • Interacciones del sitio web. Cuando usted interactúa con nuestra página web, se recopila automáticamente determinada información sobre el uso que realiza de este sitio web. Gran parte de esta información se recopila a través de las cookies (las cookies de retargeting quedan excluidas), web beacons, y otras tecnologías de seguimiento, así como a través de su navegador web o dispositivo, e incluye:
  • Datos de las visitas a nuestro sitio web e información generada durante el uso de nuestro sitio (incluido el momento, la frecuencia y el patrón de uso del servicio) incluido, entre otros, los datos de tráfico, datos de localización, weblogs y otros datos de comunicación, los recursos a los que accede y la forma en la que llega a nuestro sitio web
  • Datos relativos al dispositivo que utiliza cuando accede a nuestra página web o a los servicios digitales, incluida (cuando esté disponible) su dirección IP, sistema operativo y tipo de navegador
  • Información que pone a nuestra disposición en una plataforma de redes sociales (por ejemplo, haciendo clic en un icono de redes sociales vinculado desde nuestros servicios o eligiendo acceder a traves de una cuenta de redes sociales), incluyendo su ID de cuenta o nombre de usuario y otra información incluida en sus publicaciones
  • La recogida de esta información puede realizarse en nuestro nombre por parte de proveedores de servicios. Además, nuestros sitios web utilizan cookies. Nuestros sitios web disponen de políticas de privacidad independientes que explican la información recopilada, cómo se utiliza y las opciones de las que usted dispone
  • Otra información de audio, electrónica, visual o similar que nos envíe, como comunicaciones, documentos o imágenes que cree, facilite o suba a nuestros sistemas. Imágenes de videovigilancia, fotografías, y grabaciones de llamadas y otras grabaciones de audio (p. ej., reuniones grabadas)
  • Inferencias e informes analíticos extraídos de otra información personal, como análisis de la Información del candidato utilizados para mejorar nuestros procesos de contratación.

Usos adicionales de la Información del candidato

Además de los usos indicados anteriormente, podríamos utilizar y compartir las categorías de Información del candidato:

  • Con respecto a otros puestos vacantes similares dentro del Grupo CIRCANA (si nos da su consentimiento para ello).
  • Para cumplir con las solicitudes y obligaciones legales y normativas (incluidas investigaciones).
  • Para fines de salud y seguridad, tales como la localización de contratos o la realización de los controles que sean necesarios de las personas antes de entrar o acceder a determinados lugares o instalaciones.
  • Para fines de planificación, diligencia debida y ejecución de transacciones comerciales (p. ej., fusiones, adquisiciones, ventas o transferencias de activos, quiebra o reorganización u otras transacciones comerciales similares).
  • Para establecer o defender reclamaciones o alegaciones legales.
  • Para la seguridad o prevención, detección o investigación de fraudes, actividades ilegales presuntas o reales, incumplimientos de las políticas o normas de la empresa, u otras negligencias.
  • Para solicitar asesoramiento a abogados, auditores y otros asesores profesionales.

Fuentes de información

En general, podemos recopilar Información del candidato de las siguientes categorías de fuentes:

  • Directamente de usted
  • Empresas de selección de personal y plataformas de contratación
  • Referencias de empleados
  • Información y fuentes disponibles públicamente
  • Antiguos empleadores
  • Nuestros proveedores de servicios, representantes y agentes
  • Referencias que usted proporciona

Cuándo y con quién compartimos la información

Limitamos la información que compartimos y divulgamos a terceros tal y como se describe a continuación:

  • El Grupo CIRCANA

Podemos compartir información sobre usted con otras empresas dentro del Grupo CIRCANA, especialmente con la empresa que finalmente contratará al candidato que sea seleccionado. También tratarán su información de conformidad con el presente Aviso.

  • Proveedores de servicios

Con el objetivo de apoyar el proceso de evaluación, hacemos uso de empresas externas seleccionadas cuidadosamente como proveedores de servicios para que trabajen en nuestro nombre y transmitan, recopilen, traten o almacenen información para nosotros. A estas empresas externas les exigimos que adopten las medidas técnicas y organizativas adecuadas para salvaguardar nuestra información y que traten la información que compartimos con ellos como confidencial y la utilicen únicamente con el objetivo de prestar los servicios para los que han sido contratados. Las categorías de Proveedores de servicios con los que trabajamos son, entre otros, los siguientes:
– Proveedores que prestan asistencia en los procesos de presentación de candidaturas, incluida la evaluación de las cualificaciones de los candidatos y la plataforma en la que los candidatos presentan sus candidaturas;
– Empresas de auditoría y contabilidad;
– Consultores de servicios profesionales, como empresas que realizan análisis, ayudan a mejorar nuestra planificación, ofrecen servicios jurídicos o proporcionan recursos y asistencia basados en proyectos;
– Proveedores de seguridad, como entidades que ayudan en la verificación y respuesta en caso de incidentes relacionados con la seguridad, notificaciones de servicios y prevención de fraudes.

  • Investigadores

Podemos compartir Información del candidato con instituciones cuando sea necesario para que avance algún propósito de investigación importante. Por ejemplo, algunas instituciones están interesadas en explorar la relación entre determinados títulos académicos y antecedentes con el tipo de puesto que dichos candidatos buscan en CIRCANA. Cuando compartimos información con investigadores, CIRCANA le exige a estos investigadores que se comprometan a mantener la confidencialidad de la información personal. Los investigadores pueden publicar artículos o estudios que incluyan datos agregados sobre los candidatos a algún puesto de trabajo en CIRCANA, pero no pueden publicar información personal que identifique a los candidatos a nivel individual.

Cómo protegemos su información

Disponemos de medidas de seguridad para proteger la Información del candidato para evitar su pérdida, uso indebido y acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción. Las medidas de seguridad han sido implantadas y se mantienen de conformidad con los desarrollos jurídicos, organizativos y técnicos.

Actualización de la Información del candidato y sus derechos

Los candidatos controlan la mayoría de la información que se puede actualizar a través del sistema de registro de candidatos online de CIRCANA y tienen la posibilidad (y se espera que lo hagan) de modificar, actualizar o eliminar la mayoría de la información.
Cumplimos los siguientes derechos para la Información del candidato y usted no será sometido a ningún trato discriminatorio por ejercer sus derechos:

  • Derecho de acceso: tiene derecho a solicitar acceso a su información personal e información adicional sobre el tratamiento de su información personal (por ejemplo, a quién se ha transferido la información).
  • Derecho de acceso: tiene derecho a solicitar acceso a su información personal e información adicional sobre el tratamiento de su información personal (por ejemplo, a quién se ha transferido la información).
  • Derecho de rectificación: tiene derecho a que se corrija cualquier información personal incorrecta, incompleta o inadecuada.
  • Derecho de oposición: puede oponerse a que tratemos sus datos. Solo trataremos la Información del candidato cuando consideremos tener razones de peso para hacerlo, pero siempre tendremos en cuenta su oposición y dejaremos de procesarla si no podemos demostrar las razones por las que la tratamos.
  • Derecho de retirar el consentimiento: tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que eso afecte a la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. Esto significa que estaría retirando su candidatura y dejaría de postularse para el puesto vacante en cuestión.
  • Derecho de supresión: en determinadas circunstancias, tiene derecho a que se elimine su información. Esto se aplica cuando ha retirado su consentimiento o se opone a que procesemos sus datos y no disponemos de razones legítimas para continuar con el tratamiento de sus datos.
  • Derecho de restricción: restringiremos el tratamiento de sus datos cuando se estén investigando las situaciones anteriormente descritas. Solo llevamos a cabo el tratamiento de datos restringidos con su consentimiento o para establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.

Los candidatos que residan o sean empleados de alguna entidad de CIRCANA en la Unión Europea, el Reino Unido o Brasil también tienen derecho a presentar una reclamación sobre las acciones que llevamos a cabo de recogida y tratamiento de datos ante la autoridad supervisora correspondiente. Los datos de contacto de la Oficina del Comisario de Información (ICO) del Reino Unido, la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) de Brasil o las autoridades europeas de protección de datos están disponibles aquí. Antes de presentar una queja a nivel externo, le sugerimos que siga nuestro procedimiento de quejas que figura a continuación.

Cómo ejercer sus derechos

En el caso de cualquier derecho que no pueda ejercer a través del sistema de registro de candidatos, póngase en contacto en primer lugar con su responsable de adquisición de talentos de CIRCANA. Su solicitud se tramitará a la mayor brevedad (cuando así lo exija la ley) dentro de un plazo de 28 días. Es posible que tengamos algún motivo por el que no respondamos a su solicitud o respondamos de una forma más limitada de lo que espera. Si esto sucede, se lo explicaremos en nuestra respuesta.
Si no se pone en contacto con nosotros a través del correo electrónico que nos facilitó originalmente, tomaremos medidas para verificar su solicitud cotejando la información que nos proporcione con la información que tenemos en nuestros registros. Debe facilitarnos información suficiente para que podamos verificar que usted es el Candidato sobre el que se recopila la información y debe describir la solicitud con suficiente detalle para que podamos entender, evaluar y responder a su solicitud. En algunos casos, podemos solicitar información adicional para verificar su solicitud o para procesarla cuando sea necesario. En caso de no poder verificar adecuadamente alguna solicitud, se lo notificaremos. Los agentes autorizados pueden iniciar una solicitud en su nombre mediante alguno de los métodos que se describen anteriormente, pero se les requerirá que faciliten una prueba de su autorización, y también podremos exigir que verifique personalmente su identidad y la autoridad del agente autorizado.

Quejas y otras consultas

Si no está satisfecho con la forma en la que hemos gestionado su solicitud, o si tiene alguna pregunta, duda o queja relativa a este Aviso o la gestión de su información personal (incluida cualquier duda sobre terceros con los que hayamos compartido sus datos), póngase en contacto con nosotros de alguna de las formas que figuran en el apartado “Información de contacto”.

Transferencias a terceros países

La Información del candidato que recopilamos se transferirá, almacenará y tratará en los Estados Unidos o en cualquier otro país en el que nosotros, nuestras filiales o subcontratistas dispongamos de instalaciones, tal y como se indica anteriormente. La Información del candidato que se transfiera entre nuestros terceros desde el Espacio Económico Europeo, Suiza o el Reino Unido a un tercer país se regirá por las Cláusulas contractuales tipo. Si necesita información adicional sobre este asunto, póngase en contacto con nosotros de alguna de las formas que figuran en el apartado “Información de contacto”.

Conservación de los datos

Los datos se conservarán de conformidad con cualquier consentimiento que nos haya facilitado para conservar sus datos o, si no se ha producido dicho consentimiento, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones fiscales, contables y de mantenimiento de resgistros, así como durante un periodo de tiempo adicional según sea necesario para proteger, defender o establecer nuestros derechos, defendernos contra posibles reclamaciones y cumplir con nuestras obligaciones legales.

Evaluación por perfil

Podemos utilizar la “evaluación por perfil”, es decir el tratamiento automatizado de datos personales para evaluar determinados aspectos personales (como la idoneidad de una persona para un puesto). Sin embargo, la evaluación por perfil solo será un elemento del proceso de toma de decisiones y estas decisiones nunca se basarán únicamente en los resultados de la evaluación por perfil.

Información adicional para individuos que se encuentren en el Espacio Económico Europeo y en Suiza

Fundamentos jurídicos
Llevamos a cabo el tratamiento de la Información del candidato según los siguientes fundamentos jurídicos:
(1) con su consentimiento: este fundamento se utiliza para procesar información que no es obligatoria que nos facilite como parte del proceso de contratación o si desea que conservemos sus datos para futuras oportunidades en CIRCANA. Tal y como se indica anteriormente, cuando llevamos a cabo el tratamiento de sus datos con su consentimiento, podrá revocar este consentimiento en cualquier momento.
(2) cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos a la hora de gestionar el proceso de contratación, siempre que dichos intereses no prevalezcan sobre sus derechos y libertades fundamentales relativos a la privacidad de los datos.
(3) según sea necesario para la ejecución del contrato de trabajo (requisito precontractual) relacionado con la solicitud de un puesto vacante concreto.
(4) en cumplimiento de una obligación legal: por ejemplo, cuando la legislación en materia de empleo y/o discriminación exija la conservación de los datos.

Información de contacto

Si no está satisfecho con la forma en la que hemos gestionado su solicitud, o si tiene alguna pregunta, duda o queja relativa a este Aviso o la gestión de su Información de candidato (incluida cualquier duda sobre terceros con los que hayamos compartido sus datos), póngase en contacto con el Director de Privacidad por correo electrónico a privacy@Circana.com.

Corrección de la información

Al presentar su candidatura a un puesto vacante en CIRCANA, usted confirma que toda la información que facilite es correcta y está completa. Nos reservamos expresamente el derecho a suspender, modificar el acceso o retirar su candidatura si su perfil infringe alguna de las políticas aplicables de CIRCANA, si se considera ofensivo, violento y/o por cualquier otra razón tal y como lo determine CIRCANA según su criterio.

Actualización del presente Aviso de privacidad

Trabajamos para mejorar continuamente nuestros servicios, procesos y protección de los derechos de los interesados. Por lo tanto, actualizaremos este aviso de privacidad cuando corresponda. Debido a esto, le recomendamos que consulte este aviso cada vez que se presente a una vacante de empleo. Si lo desea, también podemos facilitarle versiones anteriores del presente Aviso.


Δήλωση περί Προστασίας του Απορρήτου Υποψηφίων

Η παρούσα Δήλωση περί Προστασίας του Απορρήτου Υποψηφίων παρέχει στα άτομα που υποβάλλουν αίτηση για εργασία πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των πληροφοριών που σχετίζονται με τους Υποψηφίους («Πληροφορίες Υποψηφίων» ή «δεδομένα») κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης και επιλογής στην εταιρεία Circana, LLC και στις θυγατρικές και συνδεόμενες εταιρείες μας («ο Όμιλος CIRCANA»«CIRCANA»«εμείς»«μας» ή «εμάς») που ενδέχεται να βρίσκονται οπουδήποτε στον κόσμο. Η παρούσα Δήλωση περί Προστασίας του Απορρήτου Υποψηφίων επεξηγεί τα εξής:
τις πληροφορίες που συλλέγουμε όταν υποβάλετε αίτηση για μια θέση σε εμάς και τον τρόπο με τον οποίο τις χρησιμοποιούμε

  • τον τύπο των πληροφοριών που ενδέχεται να κοινοποιήσουμε σε τρίτους και τις συνθήκες υπό τις οποίες λαμβάνει χώρα μια τέτοια κοινοποίηση
  • τον τρόπο προστασίας των πληροφοριών σας
  • τον τρόπο διόρθωσης πληροφοριών που επιτρέπουν την αναγνώριση της ταυτότητάς σας
  • επιπρόσθετες γνωστοποιήσεις για άτομα που διαμένουν στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο («ΕΟΧ») και στην Ελβετία.

Περιπτώσεις όπου ισχύει η παρούσα Δήλωση περί Προστασίας του Απορρήτου Υποψηφίων

Η παρούσα Δήλωση περί Προστασίας του Απορρήτου Υποψηφίων ισχύει για πληροφορίες που συλλέγονται όταν τα άτομα εκδηλώνουν ενδιαφέρον για απασχόληση σε οποιαδήποτε εταιρεία εντός του Ομίλου CIRCANA. Εδώ περιλαμβάνονται δεδομένα τα οποία συλλέγονται όταν ένα άτομο επισκέπτεται έναν ιστότοπο της CIRCANA για να δει τις αγγελίες των θέσεων εργασίας, καθώς και πληροφορίες που υποβάλλονται από ένα άτομο κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής αίτησης.
Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να υποβάλετε την αίτησή σας για απασχόληση μέσω υπηρεσίας τρίτου παρόχου που εμφανίζει την αγγελία μας για θέση εργασίας (όπως το LinkedIn). Η CIRCANA δεν ελέγχει τις πρακτικές προστασίας του απορρήτου των εν λόγω υπηρεσιών τρίτου παρόχου. Ελέγξτε προσεκτικά τις δηλώσεις περί προστασίας του απορρήτου τους προτού υποβάλετε υλικό σχετικό με την αίτησή σας.
Η παρούσα δήλωση δεν αποτελεί μέρος οποιουδήποτε συμβολαίου εργασίας ούτε καλύπτει την επεξεργασία άλλων δεδομένων που μπορεί να προκύψουν στο πλαίσιο της απασχόλησης, εφόσον σας αποστείλουμε προσφορά για συνεργασία την οποία εσείς αποδεχθείτε. Σας προτείνουμε να διαβάσετε την παρούσα δήλωση προσεκτικά και να βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε το περιεχόμενό της. Σε περίπτωση που έχετε ερωτήσεις, ανατρέξτε στην ενότητα «Στοιχεία επικοινωνίας» παρακάτω, για να μάθετε πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Ποιες πληροφορίες συλλέγουμε και γιατί

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης και ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούμε αυτά τα δεδομένα μπορεί να ποικίλλει, ανάλογα με τη δικαιοδοσία της περιοχής στην οποία θα βρίσκεται η θέση εργασίας, ενώ ενδέχεται να μην είναι υποχρεωτικό να παρέχετε όλες τις πληροφορίες. Στον βαθμό που οποιαδήποτε συλλογή ή χρήση έρχεται σε αντίθεση με μια νομική απαίτηση ή απαγόρευση, η Εταιρεία θα ακολουθήσει την ισχύουσα νομοθεσία. Αναφερόμαστε σε αυτόν τον τύπο πληροφοριών ως «Πληροφορίες Υποψηφίων». Οι Πληροφορίες Υποψηφίων μπορεί να συλλεχθούν με διάφορους τρόπους: Μπορεί να μας τις παρέχετε σε σχέση με την αίτησή σας, μπορεί να κάνουμε παρατηρήσεις κατά τη διαδικασία της αίτησης ή να συλλέξουμε πληροφορίες από δημόσιες πηγές ενημέρωσης, ή μπορεί να μας δώσετε την άδεια να συλλέξουμε πληροφορίες από άλλες πηγές, όπως ο προηγούμενος εργοδότης σας ή κάποιο άτομο που είναι σε θέση να δώσει συστατική επιστολή για εσάς. Μπορεί επίσης να συλλέξουμε πληροφορίες μέσω cookies όταν επισκέπτεστε τον ιστότοπό μας. Οι πληροφορίες που συλλέγουμε και οι χρήσεις τους μπορεί να περιλαμβάνουν τα εξής:

Αναγνωριστικά στοιχεία, μεταξύ των οποίων

  • Στοιχεία επικοινωνίας, όπως όνομα, ψευδώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμοί τηλεφώνου και διευθύνσεις email. Χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες για να ανοίξουμε και να εντοπίζουμε τον φάκελο Υποψηφίου σας, αλλά και για να επικοινωνούμε μαζί σας.
  • Στοιχεία ταυτοποίησης και άλλα δεδομένα ευαίσθητου χαρακτήρα, όπως ημερομηνία γέννησης, χώρα γέννησης ή χώρα ιθαγένειας ή υπηκοότητας, ιθαγένεια/κατάσταση βίζας, αριθμός διαβατηρίου, αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, αριθμός και υπογραφή στο δίπλωμα οδήγησης, αναπηρία, ταυτότητα φύλου, φυλή, στρατολογική κατάσταση/κατάσταση αποστρατείας, ιατρικές παθήσεις και σεξουαλικός προσανατολισμός (στον βαθμό στον οποίο οι εν λόγω πληροφορίες συλλέγονται ή παρέχονται, για παράδειγμα, μέσω οικειοθελούς αυτοπροσδιορισμού). Χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες (στον χρόνο, με τον τρόπο και στον βαθμό που επιτρέπεται ή απαιτείται από τη νομοθεσία) για να αναλάβουμε τις νομικές υποχρεώσεις μας απέναντί σας, να αξιολογήσουμε την καταλληλότητά σας για εργασία, να επαληθεύσουμε την ταυτότητά σας και να εκπληρώσουμε τις υποχρεώσεις μας απέναντι στις αρμόδιες κυβερνητικές αρχές, να προβούμε σε τυχόν προσαρμογές που απαιτούνται για να σας βοηθήσουμε στη διαδικασία της συνέντευξης, καθώς και για τη διεξαγωγή ουσιωδών δραστηριοτήτων παρακολούθησης και ανάλυσης της προσφοράς ίσων ευκαιριών και πολυμορφίας, στις περιπτώσεις όπου επιτρέπεται ή απαιτείται από τη νομοθεσία. Δεν χρησιμοποιούμε ούτε κοινοποιούμε προσωπικές πληροφορίες ευαίσθητου χαρακτήρα των Υποψηφίων για σκοπούς εκτός αυτών που περιγράφονται στην παρούσα δήλωση και επιτρέπονται από τη νομοθεσία.
  • Πληροφορίες που σχετίζονται με το επάγγελμα και άλλες πληροφορίες σε σχέση με την απασχόληση, μεταξύ των οποίων:
  • Επαγγελματικά προσόντα και σχετικές πληροφορίες, όπως η θέση εργασίας για την οποία υποβάλλεται η αίτηση, προηγούμενες θέσεις εργασίας, περιγραφές των δεξιοτήτων και της εμπειρίας σας, εκπαίδευση, βραβεία, τυπικά προσόντα, πιστοποιητικά, άδειες και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που επιλέγετε να παρέχετε στα βιογραφικά σας σημειώματα ή/και στις αιτήσεις σας. Χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες για να αξιολογήσουμε τα προσόντα σας και την επιλογή των θέσεων εργασίας, καθώς και για τον εντοπισμό τυχόν συγκρούσεων συμφερόντων.
  • Πληροφορίες ιδιότητας μέλους σε επαγγελματικούς ή άλλους φορείς, όπως η ιδιότητα μέλους σε επαγγελματικές ενώσεις και συνδικάτα. Χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες για να αξιολογήσουμε τα προσόντα σας και την επιλογή των θέσεων εργασίας.
  • Πληροφορίες σχετιζόμενες με ταξίδια, όπως αριθμοί τακτικών επιβατών σε αερογραμμές, , πληροφορίες για δρομολόγια, πτήσεις, τρένα, ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα, υπηρεσίες αυτοκινήτων και ξενοδοχεία, ή άλλες παρόμοιες πληροφορίες. Εάν ταξιδεύετε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας της αίτησης, χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες για τη διευκόλυνση των επαγγελματικών σας ταξιδιών, μεταξύ άλλων για τον προγραμματισμό ή την επιστροφή των εξόδων μετακίνησης, για την επικοινωνία μαζί σας κατά τη διάρκεια του ταξιδιού, όπως απαιτείται από τους παρόχους των ταξιδιωτικών υπηρεσιών, ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
  • Πληροφορίες οικονομικής φύσης, όπως τα στοιχεία του τραπεζικού σας λογαριασμού. Χρησιμοποιούμε πληροφορίες οικονομικής φύσης για την επεξεργασία τυχόν συμφωνημένων αιτήσεων απόδοσης εξόδων και για τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις.
  • Αποτελέσματα ελέγχων ιστορικού: οι επιτυχόντες υποψήφιοι μπορεί να υποβληθούν σε ελέγχους ιστορικού, όπως επαλήθευση της εκπαίδευσης και έλεγχοι της προηγούμενης απασχόλησης, του ποινικού μητρώου και του διπλώματος οδήγησης (στον χρόνο, με τον τρόπο και στον βαθμό που επιτρέπεται ή απαιτείται από την τοπική νομοθεσία). Χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες για να αξιολογήσουμε την καταλληλότητά σας για πρόσληψη, μεταξύ άλλων για συγκεκριμένες θέσεις εργασίας, καθώς και για να αξιολογήσουμε την καταλληλότητά σας για συγκεκριμένες δυνητικές παροχές. Ενδέχεται επίσης να συλλέξουμε δεδομένα ιστορικού από δημόσιες πηγές τρίτων για τα οποία ενδέχεται να μην ζητήσουμε συγκεκριμένη συγκατάθεση από την πλευρά σας, όπου αυτό επιτρέπεται από τη νομοθεσία.
  • Συστατικές επιστολές, όπως η γνώμη και τα σχόλια προηγούμενων εργοδοτών. Στο πλαίσιο της αξιολόγησης της αίτησής σας, ενδέχεται να ζητήσουμε ειδική άδεια για την αναζήτηση πληροφοριών σχετικά με εσάς από τρίτους. Κάτι τέτοιο μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις εργασιακές σας συνήθειες, τις επιδόσεις σας σε προηγούμενους ρόλους και την καταλληλότητά σας για απασχόληση. Χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες των συστάσεων που λαμβάνουμε για να καθορίσουμε την καταλληλότητά σας για συγκεκριμένες θέσεις εργασίας και για να εκπληρώσουμε τις υποχρεώσεις μας έναντι ρυθμιστικών αρχών (μεταξύ άλλων την υποχρέωση να καταδείξουμε την καταλληλότητα των εργαζομένων μας για τον ρόλο που αναλαμβάνουν σε ρυθμιστικές αρχές και επαγγελματικές ενώσεις).
  • Πληροφορίες σχετικά με τον μισθό και την αποζημίωση. Χρησιμοποιούμε πληροφορίες σχετικά με τον μισθό και τις παροχές που μας δηλώνετε εσείς ή τις οποίες αντλούμε μέσω της διαδικασίας των Υποψηφίων (στον χρόνο, με τον τρόπο και τον βαθμό που επιτρέπεται ή απαιτείται από τη νομοθεσία) για να καθορίσουμε τις προτεινόμενες αποδοχές συνεργασίας , αλλά και για τη συγκριτική αξιολόγηση των πρακτικών μας.
  • Έρευνες, όπως ανατροφοδότηση και γνώμες στο πλαίσιο ερευνών στις οποίες συμμετέχετε οικειοθελώς. Χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες για να κατανοήσουμε τα θετικά στοιχεία της CIRCANA και τα σημεία που επιδέχονται βελτίωση κατά τη διάρκεια της διαδικασίας στην οποία υποβάλλονται οι Υποψήφιοι. Η συμμετοχή σας σε αυτές τις έρευνες είναι προαιρετική και δεν επηρεάζει τη διαδικασία της επιλογής για οποιαδήποτε κενή θέση στην CIRCANA. Όταν παρέχετε μια απάντηση σε μια μη υποχρεωτική ερώτηση, δίνετε τη συγκατάθεσή σας για τη συλλογή και την αποθήκευση των συγκεκριμένων πληροφοριών από την CIRCANA
  • Πληροφορίες σχετικά με δραστηριότητα στο διαδίκτυο ή σε άλλο ηλεκτρονικό δίκτυο, καθώς και ηχητικό, ηλεκτρονικό, οπτικό ή παρόμοιο περιεχόμενο, μεταξύ των οποίων:
  • Αλληλεπιδράσεις με ιστότοπους. Όταν αλληλεπιδράτε με τον ιστότοπό μας, συλλέγονται αυτόματα συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτού του Ιστότοπου από εσάς. Ένα μεγάλο μέρος αυτών των πληροφοριών συλλέγονται μέσω cookies (με εξαίρεση τα cookies επαναστόχευσης), προειδοποιητικών σημάτων web (web beacon) και άλλων τεχνολογιών παρακολούθησης, καθώς και μέσω του προγράμματος περιήγησης στο διαδίκτυο ή της συσκευής που χρησιμοποιείτε και περιλαμβάνουν τα εξής:
  • Λεπτομέρειες των επισκέψεών σας στον ιστότοπό μας και πληροφορίες που παράγονται κατά τη διάρκεια της χρήσης του ιστότοπού μας (συμπεριλαμβανομένων της ώρας, της συχνότητας και του μοτίβου χρήσης της υπηρεσίας μας), οι οποίες περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, δεδομένα κίνησης, δεδομένα τοποθεσίας, αρχεία καταγραφής web και άλλα δεδομένα επικοινωνίας, καθώς και πόρους στους οποίους αποκτάτε πρόσβαση και ο τρόπος μετάβασης στον ιστότοπό μας
  • Λεπτομέρειες σχετικά με τη συσκευή που χρησιμοποιείτε για να προσπελάσετε τον ιστότοπο ή τις ψηφιακές υπηρεσίες μας, μεταξύ άλλων, όπου διατίθεται, διεύθυνση IP, λειτουργικό σύστημα, τύπος προγράμματος περιήγησης που χρησιμοποιείτε
  • Πληροφορίες που καθιστάτε διαθέσιμες σε εμάς με τη χρήση πλατφόρμας μέσων κοινωνικής δικτύωσης (όπως με κλικ σε κάποιο εικονίδιο μέσου κοινωνικής δικτύωσης στο οποίο συνδεθήκατε μέσω των υπηρεσιών μας ή επιλέγοντας να συνδεθείτε μέσω ενός λογαριασμού σε κάποιο μέσο κοινωνικής δικτύωσης), μεταξύ των οποίων αναγνωριστικό λογαριασμού ή όνομα χρήστη και άλλες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των αναρτήσεών σας
  • Η συλλογή αυτών των πληροφοριών μπορεί να πραγματοποιηθεί για λογαριασμό μας από παρόχους υπηρεσιών. Επιπλέον, οι ιστότοποί μας χρησιμοποιούν cookies. Τους ιστότοπούς μας διέπουν ξεχωριστές πολιτικές προστασίας του απορρήτου οι οποίες επεξηγούν τις πληροφορίες που συλλέγονται, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται και τις επιλογές που έχετε
  • Άλλο ηχητικό, ηλεκτρονικό, οπτικό ή παρόμοιο περιεχόμενο παρεχόμενο προς εμάς, όπως επικοινωνίες, έγγραφα ή εικόνες που δημιουργείτε, παρέχετε ή αναφορτώνετε στα συστήματά μας. Υλικό κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης (CCTV), φωτογραφίες και καταγραφές κλήσεων και άλλο ηχογραφημένο υλικό (π.χ. ηχογραφημένες/βιντεοσκοπημένες συνεδριάσεις).
  • Συμπεράσματα και αναλυτικές εκθέσεις που συνάγονται από άλλες προσωπικές πληροφορίες, όπως αναλύσεις βάσει των Πληροφοριών Υποψηφίων που χρησιμοποιούνται με στόχο τη βελτίωση των διαδικασιών πρόσληψης του ομίλου μας.

Πρόσθετες χρήσεις των Πληροφοριών των Υποψηφίων

Επιπρόσθετα στις χρήσεις που αναφέρονται παραπάνω, ενδέχεται να χρησιμοποιήσουμε και να κοινοποιήσουμε τις κατηγορίες των Πληροφοριών των Υποψηφίων:

  • Για εξέταση του ενδεχομένου αξιοποίησης ενός υποψηφίου σε άλλες παρόμοιες θέσεις που διατίθενται εντός του Ομίλου CIRCANA (εφόσον παραχωρήσετε σχετική συγκατάθεση)
  • Για τη συμμόρφωση με νομικά και ρυθμιστικά αιτήματα και υποχρεώσεις (συμπεριλαμβανομένων ερευνών).
  • Για σκοπούς υγείας και ασφάλειας, όπως ανίχνευση επαφών ή για διεξαγωγή κατάλληλων ελέγχων ατόμων πριν από την είσοδο ή την προσπέλαση συγκεκριμένων τοποθεσιών ή εγκαταστάσεων
  • Για σκοπούς προγραμματισμού, δέουσας επιμέλειας και διεκπεραίωσης εμπορικών συναλλαγών (π.χ. συγχωνεύσεις, εξαγορές, πωλήσεις ή διαβιβάσεις στοιχείων του ενεργητικού, πτώχευση ή αναδιοργάνωση, ή για άλλες παρόμοιες επαγγελματικές συναλλαγές).
  • Για υποβολή ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων ή ισχυρισμών.
  • Για λόγους ασφάλειας ή για την πρόληψη, τον εντοπισμό ή τη διερεύνηση απάτης, πιθανής ή πραγματικής παράνομης δραστηριότητας, παραβιάσεων των πολιτικών ή των κανόνων της εταιρείας, ή για άλλες παραβατικές συμπεριφορές.
  • Για τη λήψη συμβουλής από δικηγόρους, ελεγκτές και άλλους επαγγελματικούς συμβούλους.

Πηγές πληροφοριών

Γενικά, ενδέχεται να συλλέξουμε Πληροφορίες Υποψηφίων από τις ακόλουθες κατηγορίες πηγών:

  • Απευθείας από εσάς
  • Εταιρείες πρόσληψης προσωπικού και πλατφόρμες πρόσληψης
  • Συστάσεις εργαζομένων
  • Δημόσια διαθέσιμες πληροφορίες και πόρους
  • Προηγούμενους εργοδότες
  • Τους παρόχους υπηρεσιών, τους αντιπροσώπους και τους εκπροσώπους μας
  • Συστατικές επιστολές που μας παρέχετε

Πότε και σε ποιους κοινοποιούμε πληροφορίες

Περιορίζουμε τις πληροφορίες που μοιραζόμαστε και κοινοποιούμε σε τρίτους, όπως περιγράφεται παρακάτω:

  • Στον Όμιλο CIRCANA

Ενδέχεται να κοινοποιήσουμε πληροφορίες για εσάς σε άλλες εταιρείες εντός του Ομίλου CIRCANA, ιδίως στην εταιρεία που θα προσλάβει τελικά τον επιτυχόντα υποψήφιο. Οι εν λόγω εταιρείες υποβάλλουν επίσης τις πληροφορίες σας σε επεξεργασία σύμφωνα με την παρούσα Δήλωση.

  • Σε παρόχους υπηρεσιών

Για την παροχή και την υποστήριξη της διαδικασίας αξιολόγησης, χρησιμοποιούμε προσεκτικά επιλεγμένες τρίτες εταιρείες ως παρόχους υπηρεσιών που αναλαμβάνουν τη μετάδοση, τη συλλογή, την επεξεργασία ή την αποθήκευση πληροφοριών για λογαριασμό μας. Ζητούμε από αυτούς τους παρόχους υπηρεσιών να υιοθετήσουν κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση των πληροφοριών σας, καθώς και να χειρίζονται τις πληροφορίες που τους κοινοποιούμε ως εμπιστευτικές και να τις χρησιμοποιούν αποκλειστικά για τους σκοπούς της παροχής των υπηρεσιών που έχουν αναλάβει. Οι κατηγορίες των Παρόχων Υπηρεσιών με τους οποίους συνεργαζόμαστε είναι οι εξής:
– Προμηθευτές που συνδράμουν τη διαδικασία των αιτήσεων, μεταξύ των οποίων όσοι αναλαμβάνουν την αξιολόγηση των προσόντων των Αιτούντων και την παροχή της πλατφόρμας μέσω της οποίας εκδηλώνουν το ενδιαφέρον τους οι υποψήφιοι
– Ελεγκτικές εταιρείες και εταιρείες λογιστικής διαχείρισης
– Σύμβουλοι επαγγελματικών υπηρεσιών, όπως εταιρείες που αναλαμβάνουν την εκπόνηση αναλύσεων, την υποστήριξη για τη βελτίωση του προγραμματισμού μας, την παροχή νομικών υπηρεσιών ή την προμήθεια πόρων και βοήθειας βάσει έργου
– Πάροχοι υπηρεσιών ασφάλειας, όπως οργανισμοί που βοηθούν με εργασίες οι οποίες σχετίζονται με την επαλήθευση και την ανταπόκριση σε συμβάντα ασφάλειας, τις ειδοποιήσεις για την παροχή υπηρεσιών και την πρόληψη της απάτης

  • Ερευνητές

Ενδέχεται να κοινοποιήσουμε Πληροφορίες των Υποψηφίων σε ιδρύματα, στις περιπτώσεις όπου κάτι τέτοιο θα προήγαγε έναν σημαντικό ερευνητικό σκοπό. Για παράδειγμα, ορισμένα ιδρύματα ενδιαφέρονται να διερευνήσουν τη σχέση μεταξύ συγκεκριμένων ακαδημαϊκών πτυχίων και υποβάθρων με τον τύπο των θέσεων που αναζητούν οι συγκεκριμένοι υποψήφιοι στην CIRCANA. Όταν κοινοποιούμε πληροφορίες σε ερευνητές, η CIRCANA ζητεί από τους ερευνητές να συμφωνήσουν να διατηρήσουν τις προσωπικές πληροφορίες εμπιστευτικές. Οι ερευνητές δύνανται να δημοσιεύσουν άρθρα ή μελέτες που περιλαμβάνουν συγκεντρωτικά δεδομένα σχετικά με τους υποψηφίους της CIRCANA για απασχόληση, αλλά δεν επιτρέπεται να δημοσιεύουν προσωπικές πληροφορίες που αποκαλύπτουν την ταυτότητα ενός συγκεκριμένου ατόμου.

Τρόπος προστασίας των πληροφοριών σας

Εφαρμόζουμε μέτρα ασφάλειας για την προστασία των Πληροφοριών των Υποψηφίων από την απώλεια, την κακή χρήση και τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, κοινοποίηση, τροποποίηση ή καταστροφή. Τα μέτρα ασφάλειας εφαρμόζονται και διατηρούνται σύμφωνα με νομικές, οργανωτικές και τεχνολογικές εξελίξεις.

Επικαιροποίηση των Πληροφοριών Υποψηφίων και σχετικά δικαιώματα

Οι υποψήφιοι διατηρούν τον έλεγχο των περισσότερων πληροφοριών τους που μπορούν να επικαιροποιηθούν μέσω του διαδικτυακού συστήματος εγγραφής των υποψηφίων της CIRCANA και είναι σε θέση (για την ακρίβεια αναμένεται) να προβαίνουν μόνοι τους σε τροποποίηση, επικαιροποίηση ή διαγραφή των περισσότερων πληροφοριών.
Σεβόμαστε τα παρακάτω δικαιώματα που καλύπτουν όλες τις Πληροφορίες Υποψηφίων και δεν θα γίνετε αποδέκτες διακριτικής μεταχείρισης για την άσκηση των δικαιωμάτων σας:

  • Δικαίωμα πρόσβασης – έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε την απόκτηση πρόσβασης στις προσωπικές σας πληροφορίες και σε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας πληροφοριών (όπως τα μέρη στα οποία έχουν διαβιβαστεί).
  • Δικαίωμα διόρθωσης – έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση οποιωνδήποτε ανεπαρκών, ελλιπών ή εσφαλμένων προσωπικών πληροφοριών.
  • Δικαίωμα εναντίωσης – μπορείτε να εναντιωθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων σας. Υποβάλλουμε Πληροφορίες Υποψηφίων σε επεξεργασία μόνο στις περιπτώσεις όπου πιστεύουμε ότι είναι επιτακτικοί οι λόγοι για να το πράξουμε, αλλά σε κάθε περίπτωση θα λάβουμε υπόψη την εναντίωσή σας και θα διακόψουμε την επεξεργασία, εάν δεν μπορούμε να καταδείξουμε τους λόγους για τους οποίους τελείται.
  • Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης – έχετε το δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή, χωρίς αυτό να επηρεάσει τη νομιμότητα της επεξεργασίας βάσει της συγκατάθεσης που παραχωρήθηκε πριν από την ανάκλησή της. Αυτό σημαίνει ότι αποσύρετε την αίτησή σας και ότι σταματάτε πλέον να λαμβάνεστε υπόψη ως υποψήφιοι για απασχόληση στον συγκεκριμένο ρόλο.
  • Δικαίωμα διαγραφής – σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή των πληροφοριών σας. Αυτό ισχύει όταν έχετε ανακαλέσει τη συγκατάθεσή σας ή όταν εναντιώνεστε στην επεξεργασία στην οποία υποβάλλουμε τα δεδομένα σας και εμείς δεν διαθέτουμε νόμιμη επιτακτική ανάγκη να συνεχίσουμε την επεξεργασία.
  • Δικαίωμα περιορισμού – θα περιορίσουμε την περαιτέρω επεξεργασία των δεδομένων σας για όσο διάστημα διερευνώνται οι παραπάνω καταστάσεις. Θα υποβάλλουμε σε επεξεργασία μόνο περιορισμένα δεδομένα με τη συγκατάθεσή σας ή για την υποβολή, την άσκηση ή την υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.

Οι Υποψήφιοι για απασχόληση σε οντότητες με έδρα στην Ευρωπαϊκή Ένωση και στο Ηνωμένο Βασίλειο ενδέχεται επίσης να έχουν το δικαίωμα στη «Φορητότητα Δεδομένων», που σημαίνει ότι έχετε το δικαίωμα να λάβετε συγκεκριμένα δεδομένα που μας παρείχατε σε δομημένη, ευρέως χρησιμοποιούμενη και μηχαναγνώσιμη μορφή, και να ζητήσετε τη μετάδοσή τους σε άλλο υπεύθυνο επεξεργασίας (όπου είναι εφικτό).
Οι υποψήφιοι που κατοικούν στην Ευρωπαϊκή Ένωση, στο Ηνωμένο Βασίλειο ή στη Βραζιλία, ή απασχολούνται σε οντότητα σε αυτές τις περιοχές, θα έχουν επίσης το δικαίωμα να υποβάλλουν καταγγελία σχετικά με τη συλλογή των δεδομένων και τις ενέργειες επεξεργασίας που ακολουθούμε στην αρμόδια εποπτική αρχή. Τα στοιχεία επικοινωνίας του Γραφείου του Επιτρόπου Πληροφοριών του Ηνωμένου Βασιλείου (Information Commissioner’s Office, ICO του Ηνωμένου Βασιλείου, της Εθνικής Αρχής Προστασίας των Δεδομένων (Autoridade Nacional de Proteção de Dados, ANPD) της Βραζιλίας ή των αρμόδιων ευρωπαϊκών αρχών προστασίας των δεδομένων διατίθενται εδώ. Πριν από την υποβολή καταγγελίας σε εξωτερικό φορέα, σας ενθαρρύνουμε να ακολουθήσετε τη διαδικασία υποβολής καταγγελιών που διαθέτουμε εμείς.

Τρόπος άσκησης των δικαιωμάτων σας

Για οποιοδήποτε δικαίωμα το οποίο δεν είστε σε θέση να ασκήσετε μέσω του συστήματος εγγραφής υποψηφίων, επικοινωνήστε αρχικά με τον υπεύθυνο προσέλκυσης ταλέντων της CIRCANA. Το αίτημά σας θα υποβληθεί σε επεξεργασία άμεσα και (όπου απαιτείται από τη νομοθεσία) εντός 28 ημερών. Ενδέχεται να υπάρχει λόγος βάσει του οποίου δεν είμαστε υποχρεωμένοι να ανταποκριθούμε στο αίτημά σας ή καλούμαστε να ανταποκριθούμε σε αυτό με πιο περιορισμένο τρόπο από τον αναμενόμενο. Σε αυτήν την περίπτωση, θα σας εξηγήσουμε τον λόγο στην απάντησή μας.
Εάν δεν επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω της διεύθυνσης email που παρείχατε αρχικά σε εμάς, θα προβούμε στις απαραίτητες ενέργειες για να επαληθεύσουμε το αίτημά σας, διασταυρώνοντας τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν από εσάς με τις πληροφορίες του αρχείου μας. Πρέπει να παρέχετε επαρκείς πληροφορίες, προκειμένου να μας επιτρέψετε να επαληθεύσουμε ότι εσείς είστε ο Υποψήφιος για τον οποίο συλλέξαμε πληροφορίες και να περιγράφετε το αίτημά σας επαρκώς, ώστε να μπορέσουμε να το κατανοήσουμε, να το αξιολογήσουμε και να ανταποκριθούμε σε αυτό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να ζητήσουμε πρόσθετες πληροφορίες, προκειμένου να επαληθεύσουμε το αίτημά σας ή, όπου είναι απαραίτητο, να το επεξεργαστούμε. Εάν δεν είμαστε σε θέση να επαληθεύσουμε επαρκώς ένα αίτημα, θα σας ειδοποιήσουμε. Εξουσιοδοτημένοι εκπρόσωποι μπορούν να υποβάλουν αίτημα για λογαριασμό σας χρησιμοποιώντας μία από τις παραπάνω μεθόδους, ωστόσο θα πρέπει να προσκομίσουν απόδειξη της εξουσιοδότησής τους, ενώ μπορεί να σας ζητήσουμε να επαληθεύσετε προσωπικά την ταυτότητά σας και την εξουσιοδότηση του εν λόγω εκπροσώπου.

Παράπονα και περαιτέρω ερωτήσεις

Εάν δεν είστε ευχαριστημένοι με τον τρόπο με τον οποίο χειριστήκαμε το αίτημά σας, ή εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ανησυχίες ή παράπονα σχετικά με την παρούσα Δήλωση ή τον χειρισμό των προσωπικών σας πληροφοριών (συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε ανησυχιών σχετικά με τρίτα μέρη στα οποία κοινοποιήσαμε τα δεδομένα σας), επικοινωνήστε μαζί μας χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τα στοιχεία που αναγράφονται στην ενότητα «Στοιχεία επικοινωνίας».

Διαβιβάσεις σε τρίτες χώρες

Οι Πληροφορίες των Υποψηφίων που συλλέγουμε θα διαβιβάζονται, θα αποθηκεύονται και θα υποβάλλονται σε επεξεργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες ή σε οποιαδήποτε άλλη χώρα στην οποία διατηρούν εγκαταστάσεις οι συνδεδεμένες εταιρείες με εμάς ή οι υπεργολάβοι μας, όπως περιγράφεται παραπάνω. Οι Πληροφορίες των Υποψηφίων που διαβιβάζονται μεταξύ των τρίτων μερών από τον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο, την Ελβετία ή το Ηνωμένο Βασίλειο σε τρίτη χώρα διέπονται από Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες. Εάν χρειάζεστε περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με αυτό, επικοινωνήστε χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τα στοιχεία που αναγράφονται στην ενότητα «Στοιχεία επικοινωνίας» παρακάτω.

Διατήρηση δεδομένων

Τα δεδομένα θα διατηρούνται σύμφωνα με οποιαδήποτε συγκατάθεση μας έχετε παραχωρήσει για τη διατήρηση των δεδομένων σας ή, εάν δεν έχει παραχωρηθεί τέτοια συγκατάθεση, για όσο διάστημα απαιτείται προκειμένου να συμμορφωθούμε με τις φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις μας, καθώς και με τις υποχρεώσεις τήρησης αρχείου, αλλά και για επιπρόσθετο χρονικό διάστημα εάν είναι απαραίτητο για την προστασία, την υπεράσπιση ή τον σεβασμό των δικαιωμάτων σας, την υπεράσπιση έναντι δυνητικών αξιώσεων και τη συμμόρφωση με τις νομικές μας υποχρεώσεις.

Δημιουργία προφίλ

Μπορεί να χρησιμοποιήσουμε «δημιουργία προφίλ», π.χ. αυτοματοποιημένη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για την αξιολόγηση συγκεκριμένων ατομικών πτυχών (όπως της καταλληλότητας κάποιου ατόμου για έναν ρόλο). Ωστόσο, αυτού του τύπου η δημιουργία προφίλ θα αποτελεί μόνο ένα στοιχείο της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και οι αποφάσεις δεν θα βασίζονται ποτέ αποκλειστικά στα αποτελέσματα της δημιουργίας προφίλ.

Πρόσθετες πληροφορίες για άτομα που βρίσκονται στον ΕΟΧ και στην Ελβετία

Νομικές βάσεις
Υποβάλλουμε τις Πληροφορίες των Υποψηφίων σε επεξεργασία με βάση τις ακόλουθες νομικές βάσεις:
(1) με τη συγκατάθεσή σας: αυτή η βάση χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των πληροφοριών που δεν είστε υποχρεωμένοι να παρέχετε στο πλαίσιο της διαδικασίας πρόσληψης ή εάν επιθυμείτε να διατηρήσουμε τα δεδομένα σας για μελλοντικές ευκαιρίες στην CIRCANA. Όπως αναφέρεται παραπάνω, στις περιπτώσεις όπου επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας με βάση τη συγκατάθεσή σας, μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή
(2) όπως είναι απαραίτητο για τα νόμιμα συμφέροντά μας κατά τη διαχείριση της διαδικασίας πρόσληψης στις περιπτώσεις όπου τα εν λόγω συμφέροντα δεν αναιρούν τα θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες σας σε σχέση με την προστασία του απορρήτου των δεδομένων
(3) όπως είναι απαραίτητο για τη σύναψη της σύμβασης εργασίας (προσυμβατική υποχρέωση) σε σχέση με την αίτηση για μια συγκεκριμένη θέση.
(4) σε συμμόρφωση με μια νομική υποχρέωση: για παράδειγμα, όταν υπάρχει απαίτηση διατήρησης των πληροφοριών σας βάσει της νομοθεσίας που διέπει θέματα απασχόλησης ή/και διάκρισης.

Στοιχεία επικοινωνίας

Εάν δεν είστε ευχαριστημένοι με τον τρόπο με τον οποίο χειριστήκαμε το αίτημά σας, ή εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ανησυχίες ή παράπονα σχετικά με την παρούσα Δήλωση ή τον χειρισμό των Πληροφοριών Υποψηφίων που σας αφορούν (συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε ανησυχιών σχετικά με τρίτα μέρη στα οποία κοινοποιήσαμε τα δεδομένα σας), επικοινωνήστε με τον αρμόδιο για την προστασία του απορρήτου στην ηλ. διεύθυνση: privacy@circana.com.

Ορθότητα των πληροφοριών

Υποβάλλοντας αίτηση για την ανάληψη ενός ρόλου στην CIRCANA, επιβεβαιώνετε ότι όλες οι πληροφορίες που παρέχετε είναι πλήρεις και ακριβείς. Διατηρούμε ρητά το δικαίωμα να αναστείλουμε, να τροποποιήσουμε την πρόσβαση ή να διαγράψουμε την αίτησή σας, εάν το προφίλ σας παραβιάζει οποιαδήποτε ισχύουσα πολιτική της CIRCANA, κριθεί προσβλητικό, επιθετικό ή/και για οποιονδήποτε άλλο λόγο κρίνει η CIRCANA, αποκλειστικά κατά τη διακριτική της ευχέρεια.

Επικαιροποίηση της παρούσας Ειδοποίησης περί Προστασίας του Απορρήτου

Επιδιώκουμε τη συνεχή βελτίωση στις υπηρεσίες, τις διαδικασίες και την προστασία των δικαιωμάτων που απολαμβάνουν τα υποκείμενα των δεδομένων. Κατά συνέπεια, κατά καιρούς θα επικαιροποιούμε την παρούσα ειδοποίηση περί προστασίας του απορρήτου. Ως εκ τούτου, σας συμβουλεύουμε να ελέγχετε την παρούσα ειδοποίηση κάθε φορά που υποβάλλετε αίτηση για μια θέση. Μπορούμε επίσης να σας παρέχουμε προηγούμενες εκδόσεις της παρούσας Ειδοποίησης κατόπιν αιτήματος.


Politique de confidentialité des candidats

La présente politique de confidentialité des candidats fournit à ceux-ci des informations sur le traitement de leurs données (« Données des candidats » ou « données ») dans le cadre du processus de recrutement et de sélection, chez Circana, LLC, ainsi que dans nos filiales et nos sociétés affiliées (« le groupe Circana »« Circana »« nous »« notre » ou « nos ») qui peuvent se trouver n’importe où dans le monde. Cette politique de confidentialité des candidats précise :
les données que nous collectons lorsque vous postulez un poste chez nous et la manière dont nous les utilisons

  • les types de données que nous pouvons être amenés à partager avec des tiers et dans quelles circonstances
  • comment nous protégeons vos données personnelles
  • comment vous pouvez corriger les données qui vous identifient personnellement
  • des informations supplémentaires pour les résidents de l’Espace économique européen (« EEE ») et de Suisse.

Quand est-ce que cette politique de confidentialité des candidats s’applique

Cette politique de confidentialité des candidats s’applique aux données collectées lorsque des personnes expriment leur intérêt envers un poste de l’une des entreprises du groupe CIRCANA. Cela inclut les données collectées lors de la consultation des offres d’emploi sur l’un des sites de CIRCANA, ainsi que les données transmises au cours du processus de candidature.
Dans certaines circonstances, vous pouvez soumettre votre candidature par le biais d’un service tiers diffusant nos offres d’emploi (comme LinkedIn). CIRCANA ne contrôle pas les politiques de confidentialité de ces services tiers. Veuillez consulter attentivement leur politique de confidentialité avant de soumettre votre dossier de candidature.
La présente déclaration ne fait pas partie d’un quelconque contrat de travail, ne couvre pas non plus le traitement de toute autre donnée pouvant intervenir dans le cadre d’un emploi si nous vous faisons une offre et que vous acceptez de rejoindre notre équipe. Nous vous encourageons à lire attentivement cette politique et à bien en comprendre son contenu. Si vous avez des questions, veuillez consulter la rubrique « Nous contacter » ci-dessous pour découvrir comment nous contacter.

Les données que nous collectons et pourquoi

Les données que nous collectons dans le cadre du processus de recrutement et la manière dont nous les utilisons peuvent varier en fonction de la juridiction où le poste est basé. La communication de l’ensemble des données peut ne pas être obligatoire. Dans le cas où la collecte ou l’utilisation entrerait en contradiction avec une réglementation ou une interdiction, la Société se conformera à la loi applicable. Nous désignons ce type de données par le terme « Données des candidats ». Les données des candidats peuvent être collectées de multiples façons : vous pouvez nous les fournir dans le cadre de votre candidature ; nous pouvons formuler des observations lors du processus de recrutement ou collecter des données auprès de sources d’information publiques ; ou vous pouvez nous autoriser à collecter des données à partir d’autres sources, comme un ancien employeur ou des références professionnelles. Nous pouvons aussi collecter des données par le biais de cookies lorsque vous vous rendez sur notre site web. Les données que nous collectons et les utilisations que nous en faisons peuvent inclure :

Des identifiants, comme

  • des coordonnées, comme votre nom, votre adresse physique, vos numéros de téléphone et vos adresses e-mail. Nous utilisons ces données pour constituer et assurer le suivi de votre dossier de candidature, et communiquer avec vous.
  • des données d’identification et autres données sensibles telles que votre date de naissance, pays de naissance ou le pays dont vous êtes un ressortissant ou un citoyen, votre nationalité/titre de séjour, numéro de passeport, numéro de sécurité sociale, numéro de permis de conduire, handicap, identité de genre, statut militaire/d’ancien combattant et vos problèmes médicaux (dans la mesure où ces données sont, par exemple, collectées ou fournies par le biais d’une auto-identification volontaire). Nous utilisons ces données (de la manière et dans la mesure permises ou requises par la loi) pour nous conformer à nos obligations légales envers vous, pour déterminer votre droit à travailler, pour vérifier votre identité et remplir nos obligations auprès des autorités gouvernementales compétentes, pour réaliser tous les ajustements requis pour vous aider à passer les entretiens, et pour assurer des suivis et analyses pertinents en matière d’égalité des chances et de diversité, dans les pays où cela est autorisé ou demandé par la loi. Nous n’utilisons ni ne divulguons les données personnelles sensibles des candidats à des fins autres que celles décrites dans la présente politique et tel que cela est autorisé par la loi
  • Des données professionnelles ou autres données relatives à l’emploi, notamment :
  • des qualifications professionnelles et les informations connexes, comme le poste pour lequel vous avez postulé, vos emplois précédents, la description de vos compétences et de vos expériences, votre formation, vos qualifications, diplômes, permis et toute autre information que vous choisissez d’inclure dans votre CV et/ou vos dossiers de candidature. Nous utilisons ces données pour évaluer vos compétences et déterminer votre adéquation avec les postes, ainsi que les possibles conflits d’intérêts.
  • des adhésions à des associations professionnelles ou autres, comme votre adhésion à un organisme professionnel ou à un syndicat. Nous utilisons ces données pour évaluer vos compétences et déterminer votre adéquation avec les postes.
  • des données relatives aux voyages, comme les numéros de voyageur fréquent, les itinéraires, les vols, les parcours en train, les locations de voiture, les services de voiture, les hôtels et autres informations similaires. Si vous devez voyager dans le cadre du processus de recrutement, nous communiquerons ces données à des voyagistes pour faciliter votre déplacement professionnel, notamment pour organiser ou rembourser votre voyage, vous contacter lors de votre déplacement, si cela est nécessaire ou en cas d’urgence.
  • des données financières, comme vos données bancaires. Nous utilisons les données financières pour traiter toutes les demandes de remboursement validées et pour respecter les obligations légales.
  • Les résultats des vérifications des antécédents, les candidats sélectionnés pourront être soumis à une inspection de leurs antécédents, comme une vérification de leur parcours scolaire, de leurs emplois précédents, de leur casier judiciaire et de leur permis de conduire (de la manière et dans la mesure permises ou requises par la loi locale). Nous utilisons ces données pour évaluer votre aptitude à travailler, notamment à occuper certains postes, et pour déterminer votre admissibilité à certains avantages potentiels. Nous pouvons aussi collecter ce type de données auprès de sites tiers publics sans vous demander votre consentement lorsque cela n’est pas requis par la loi.
  • Des références, comme les avis et les commentaires de vos employeurs précédents. Dans le cadre de l’étude de votre candidature, nous pouvons vous demander une autorisation spécifique nous permettant de collecter des informations vous concernant auprès de tiers. Cela peut inclure des données concernant vos habitudes de travail, vos performances à vos postes précédents et votre aptitude au travail. Nous utilisons les références que nous recevons pour déterminer votre capacité à occuper certains postes et pour remplir nos obligations auprès des organismes de réglementations (notamment démontrer aux organismes de réglementation et aux organismes professionnels l’aptitude des employés à exercer leur fonction).
  • Les salaires et les données de rémunération. Nous utilisons les salaires et les données de rémunération que vous nous fournissez et/ou que nous obtenons lors du processus de candidature (de la manière et dans la mesure permises ou requises par la loi) pour déterminer les propositions salariales et pour évaluer nos pratiques.
  • Des enquêtes, comme les commentaires et les opinions donnés dans le cadre d’enquêtes volontaires. Nous utilisons ces informations pour identifier les points forts de CIRCANA et comprendre ce que nous pouvons améliorer dans notre processus de recrutement du point de vue des candidats. Votre participation à ces enquêtes est facultative et n’aura aucune incidence sur le processus de sélection pour les postes vacants chez CIRCANA. Lorsque vous répondez à une question facultative, vous consentez à la collecte et au stockage de ces données par CIRCANA.
  • Les données relatives à l’activité sur Internet ou tout autre réseau électronique, ainsi que les données audio, électroniques, visuelles ou similaires, notamment :
  • Les interactions sur les sites web. Lorsque vous interagissez sur notre site web, certaines données concernant l’utilisation que vous en faites sont automatiquement récupérées. La plupart de ces informations sont collectées par le biais de cookies (à l’exclusion des cookies de retargeting), de balises web et d’autres technologies de suivi, ainsi qu’à travers votre navigateur web ou votre appareil et comprennent :
  • Les détails de vos visites et des données générées au cours de l’utilisation de notre site (notamment le moment, la fréquence et le mode d’utilisation du service) comprenant, sans s’y limiter, les données de trafic, les données de localisation, les journaux web et autres données de communication, les ressources auxquelles vous accédez et la manière dont vous êtes parvenu(e) sur notre site.
  • Les détails concernant l’appareil que vous utilisez pour accéder à notre site web ou nos services numériques, notamment, lorsque ces informations sont disponibles, votre adresse IP, votre système d’exploitation et votre type de navigateur.
  • Les données que vous mettez à notre disposition sur les plateformes de réseaux sociaux (notamment en cliquant sur une icône de réseau social liée à nos services ou en choisissant de vous connecter par le biais d’un compte de réseau social), comme l’identifiant ou le nom d’utilisateur de votre compte et toute autre donnée intégrée à vos publications.
  • La collecte de ces données peut être réalisée pour notre compte par des prestataires de service. En outre, notre site web utilise les cookies. Nos sites web ont des politiques de confidentialité distinctes qui détaillent les données collectées, la manière dont elles sont utilisées et les options dont vous disposez.
  • Les autres données audio, électroniques, visuelles ou similaires que vous nous communiquez, comme les messages, documents ou images que vous créez, fournissez ou chargez sur nos systèmes. Les images de vidéosurveillance, les photos, les enregistrements d’appels et tout autre enregistrement audio (p. ex., les réunions enregistrées)
  • Des déductions et des rapports d’analyse issus d’autres données personnelles, tels que des analyses des données de candidats utilisées pour améliorer nos processus de recrutement.

Autres utilisations des données des candidats

Outre les utilisations énoncées ci-dessus, nous pouvons utiliser et partager les catégories de données de candidats :

  • Dans le but de vous proposer d’autres postes similaires disponibles au sein du groupe CIRCANA (si vous nous donnez votre consentement pour cela).
  • Pour respecter les requêtes et obligations légales et réglementaires en vigueur (y compris les enquêtes).
  • Pour des raisons de santé et de sécurité, comme le traçage des cas contacts ou pour procéder à des dépistages de personnes avant qu’elles n’entrent ou n’accèdent à certains sites ou locaux.
  • À des fins de planification, de contrôle et de mise en œuvre des transactions commerciales (p. ex., les fusions, acquisitions, ventes ou transferts d’actifs, faillite, réorganisation ou autres transactions commerciales similaires).
  • Pour exercer ou défendre des actions en justice et des allégations juridiques.
  • Pour la sécurité ou la prévention, la détection ou les enquêtes sur des fraudes, des activités illégales supposées ou avérées, des violations des politiques ou des règles de l’entreprise ou tout autre acte répréhensible.
  • Pour demander conseil à des avocats, des auditeurs et à d’autres conseillers professionnels.

Sources d’information

En général, nous collectons les données personnelles des candidats à partir des types de sources suivants :

  • Directement auprès de vous
  • Les recruteurs et plateformes de recrutement
  • Les références d’employés
  • Les informations et sources accessibles au public
  • Les anciens employeurs
  • Nos prestataires de service, représentants et agents
  • Les références que vous fournissez

Quand et avec qui nous partageons vos données

Nous limitons les données que nous partageons et diffusons auprès de tiers, comme décrit ci-dessous :

  • Le groupe CIRCANA

Nous pouvons partager des données vous concernant avec d’autres entreprises du groupe CIRCANA, en particulier avec celle qui emploiera le candidat retenu. Nous traiterons vos données conformément à cette politique.

  • Des prestataires de service/span>

Afin de mener et de favoriser le processus d’évaluation, nous avons recours à des sociétés tierces sélectionnées avec soin, qui, en qualité de prestataires de service, travaillent pour notre compte et transmettent, collectent, traitent et stockent des données pour nous. Nous demandons à ces prestataires de service de prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger nos données, de traiter celles que nous leur confions comme confidentielles et de ne les utiliser que dans le seul but de fournir les services pour lesquels ils ont été engagés. Les catégories de prestataires de service avec lesquels nous travaillons comprennent :
– Les prestataires qui participent au processus de candidature, notamment ceux qui évaluent les qualifications des candidats et ceux qui fournissent la plateforme sur laquelle les postulants soumettent leur candidature.
– Les cabinets d’audit et de comptabilité
– Les consultants en services professionnels, comme les cabinets qui réalisent des analyses, nous aident à améliorer notre programmation, fournissent des services juridiques ou proposent des ressources et une assistance dans le cadre de projets spécifiques.
– Les fournisseurs de sécurité, comme les organismes chargés de l’examen et de la réponse aux incidents de sécurité, les notifications de service et la prévention de la fraude.

  • Les chercheurs

Nous pouvons partager des données de candidats avec des institutions lorsque cela sert un objectif de recherche important. Par exemple, certaines institutions sont intéressées par l’étude de la relation entre les diplômes et les antécédents de certains candidats et le type de postes qu’ils recherchent chez CIRCANA. Lorsque nous partageons des informations avec des chercheurs, CIRCANA exige qu’ils acceptent de protéger la confidentialité des données personnelles. Les chercheurs peuvent publier des articles ou études qui intègrent les données agrégées sur les candidats de CIRCANA mais ne peuvent pas publier de données qui permettraient d’identifier une personne en particulier.

Comment nous protégeons vos données personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger vos données de la perte, d’un usage abusif ou d’un accès non autorisé, de la diffusion, la modification et la destruction. Les mesures de sécurité sont mises en œuvre et maintenues conformément aux évolutions légales, organisationnelles et technologiques.

Mise à jour des données des candidats et vos droits

Les candidats conservent le contrôle sur la majorité de leurs données personnelles, qui peuvent être mises à jour par le biais du système d’inscription en ligne des candidats de Circana. Ils peuvent (et sont censés) modifier, mettre à jour ou supprimer eux-mêmes leurs données personnelles.
Nous respectons les droits suivants pour l’ensemble des données des candidats et vous ne ferez jamais l’objet d’un traitement discriminatoire pour avoir exercé vos droits :

  • Droit d’accès – vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles et à des informations complémentaires concernant le traitement de vos données personnelles (p. ex., les tiers à qui elles ont été transférées).
  • Droit de rectification – vous avez le droit de faire corriger toute donnée personnelle inadéquate, incomplète ou incorrecte.
  • Droit d’opposition – vous pouvez vous opposer au traitement de vos données. Nous ne traitons les données des candidats que lorsque nous pensons que nous avons des raisons impérieuses de le faire, mais nous prendrons toujours en considération votre objection et nous cesserons de les traiter si nous ne pouvons pas démontrer la raison pour laquelle nous le faisons.
  • Droit au retrait du consentement – vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légitimité du traitement effectué sur la base de votre consentement avant son retrait. Ceci signifie que vous devrez retirer votre candidature et ne pourrez plus postuler ce poste.
  • Droit de suppression – dans certaines circonstances, vous avez le droit de faire supprimer vos données personnelles. Ceci s’applique lorsque vous avez retiré votre consentement ou lorsque vous vous opposez à leur traitement et que nous n’avons pas de raison légitime de poursuivre ce dernier.
  • Droit à la limitation – nous restreindrons la poursuite du traitement de vos données pendant que les situations ci-dessus sont examinées. Nous ne traiterons les données limitées qu’avec votre consentement ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’actions en justice.

Les candidats d’entités enregistrées dans l’Union européenne et au Royaume-Uni peuvent également bénéficier de la « Portabilité des données », qui signifie que vous avez le droit de recevoir certaines données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et de les transmettre à un autre contrôleur (lorsque cela est possible).
Les candidats qui résident ou sont employés par une entité de Circana dans l’Union européenne, le Royaume-Uni ou au Brésil ont également le droit de déposer une plainte portant sur nos opérations de collecte et de traitement des données auprès de l’autorité de contrôle concernée. Les coordonnées de l’ICO du Royaume-Uni, de l’ANPD du Brésil ou des autorités européennes de protection des données sont disponibles ici. Avant de déposer une plainte en externe, nous vous encourageons à suivre notre procédure de réclamation ci-dessous.

Comment exercer vos droits

Pour tout droit que vous n’êtes pas en mesure d’exercer par le biais du système d’inscription des candidats, veuillez contacter en premier lieu votre Talent Acquisition Manager Circana. Votre demande sera traitée rapidement et (lorsque la loi l’exige) dans un délai de 28 jours. Il se peut que nous ayons des raisons de ne pas avoir répondu à votre demande ou d’y répondre d’une manière plus limitée que ce que vous aviez anticipé. Dans ce cas, nous vous fournirons une explication dans notre réponse.
Si vous ne nous contactez pas à partir de l’adresse e-mail que vous nous avez fournie initialement, nous prendrons des mesures pour vérifier votre demande en comparant les informations que vous nous avez fournies avec celles que nous avons dans nos dossiers. Vous devez fournir des informations suffisantes pour nous permettre de vérifier que vous êtes le candidat sur lequel nous collectons des informations et décrire votre demande de manière suffisamment détaillée pour nous permettre de la comprendre, de l’évaluer et d’y répondre. Dans certains cas, nous pouvons vous demander des informations complémentaires pour pouvoir vérifier votre demande ou lorsque cela est nécessaire pour traiter votre requête. Si nous sommes dans l’incapacité de vérifier une demande, nous vous en avertirons. Les agents agréés peuvent initier une requête pour votre compte à l’aide de l’une des méthodes ci-dessus, mais les agents agréés devront fournir une preuve de leur autorisation et nous pourrons également être amenés à vous demander de prouver votre identité et l’autorité de l’agent agréé.

Réclamations et questions supplémentaires

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous avons traité votre demande, ou si vous avez des questions, des préoccupations ou des réclamations concernant cette politique ou le traitement de vos données personnelles (y compris toute préoccupation portant sur les tiers avec lesquels nous avons partagé vos données), veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées énumérées sous la rubrique « Nous contacter ».

Transferts vers des pays tiers

Les données des candidats que nous collectons seront transférées, stockées et traitées aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel nous, nos affiliés et nos sous-traitants disposent de bureaux, comme décrit ci-dessus. Les données des candidats transférées entre nos prestataires tiers depuis l’Espace économique européen, la Suisse ou le Royaume-Uni vers un pays tiers seront régies par des clauses contractuelles standard. Si vous souhaitez plus d’informations sur ce sujet, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la rubrique « Nous contacter » ci-dessous.

Conservation des données

Vos données personnelles seront conservées conformément au consentement que vous nous avez donné, ou dans le cas où une telle autorisation ne nous a pas été consentie, pour la durée nécessaire pour nous permettre de nous conformer à nos obligations fiscales, comptables et de tenue de registres, ainsi que pour une période supplémentaire nécessaire pour protéger, défendre ou établir nos droits, nous défendre contre de potentielles réclamations et respecter nos obligations légales.


Nous pouvons recourir au « profilage », p. ex, le traitement automatisé des données personnelles pour évaluer certains aspects personnels (comme l’aptitude d’un individu à occuper un poste). Cependant, le profilage ne constituera qu’un élément du processus de prise de décision et les choix ne seront jamais pris sur la seule base des résultats du profilage.

Informations supplémentaires pour les résidents de l’Espace économique européen et de Suisse

Bases légales
Nous traitons les données des candidats sur les bases juridiques suivantes :
(1) avec votre consentement : ce motif est utilisé pour traiter les données que vous n’êtes pas dans l’obligation de fournir dans le cadre du processus de recrutement ou si vous souhaitez que nous conservions vos données pour de futures offres d’emploi chez CIRCANA. Comme indiqué ci-dessus, lorsque nous traitons vos données personnelles avec votre consentement, vous pouvez nous retirer ce dernier à tout moment.
(2) si cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes dans le cadre de la gestion du processus de recrutement lorsque ces intérêts n’outrepassent pas vos droits fondamentaux et votre liberté liée au respect de votre vie privée.
(3) si cela est nécessaire pour l’exécution du contrat de travail (obligation précontractuelle) lié à la candidature à un poste spécifique.
(4) conformément à une obligation légale : par exemple, lorsqu’il existe une obligation de conserver vos données en vertu de la législation sur l’emploi et/ou la discrimination.

Nous contacter

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous avons traité votre demande, ou si vous avez des questions, des préoccupations ou des réclamations concernant cette politique ou le traitement de vos données de candidat (y compris toute préoccupation portant sur les tiers avec lesquels nous avons partagé vos données), veuillez contacter le responsable de la confidentialité via l’adresse privacy@circana.com.

Exactitude des informations

En postulant un emploi chez CIRCANA, vous confirmez que toutes les informations fournies sont complètes et exactes. Nous nous réservons expressément le droit de suspendre, de modifier l’accès ou de supprimer votre candidature si votre profil enfreint une quelconque politique de Circana en vigueur, s’il est jugé offensant, violent et/ou pour toute autre raison à la seule discrétion de Circana.

Mise à jour de cette politique de confidentialité

Nous nous efforçons d’améliorer en permanence nos services et processus et de protéger les droits des personnes concernées. Nous mettrons donc à jour cette politique de confidentialité de temps en temps. Nous vous conseillons donc de vous reporter à cette politique de confidentialité chaque fois que vous postulez un emploi. Nous mettons également volontiers à votre disposition les versions précédentes de cette politique sur simple demande.


Datenschutzhinweis für Bewerber

Dieser Datenschutzhinweis für Bewerber informiert Bewerber über die Verarbeitung von bewerberbezogenen Informationen („Bewerberinformationen“ oder „Daten“) während des Einstellungs- und Auswahlverfahrens bei Circana, LLC,  und unseren Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen („die Circana Group“„Circana“ „wir“„unsere“ oder „uns“), die sich überall auf der Welt befinden können. Dieser Datenschutzhinweis für Bewerber erläutert:
welche Informationen wir sammeln, wenn Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben, und wie wir sie verwenden;

  • welche Arten von Informationen wir an andere weitergeben können und unter welchen Umständen;
  • wie wir Ihre Informationen schützen;
  • wie Sie Informationen, die Sie persönlich identifizieren, korrigieren können;
  • zusätzliche Angaben für Einwohner des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) und der Schweiz.

Wann dieser Datenschutzhinweis für Bewerber gilt

Dieser Datenschutzhinweis für Bewerber gilt für Informationen, die gesammelt werden, wenn Personen ihr Interesse an einer Beschäftigung bei einem Unternehmen der CIRCANA Group bekunden. Dazu gehören Daten, die gesammelt werden, wenn eine Person eine CIRCANA-Website besucht, um Stellenausschreibungen zu lesen, sowie Informationen, die von einer Person während des Bewerbungsverfahrens übermittelt werden.
Unter bestimmten Umständen können Sie Ihre Bewerbung um eine Stelle über einen Drittanbieterdienst einreichen, der unsere Stellenausschreibung anzeigt (z. B. LinkedIn). CIRCANA hat keine Kontrolle über die Datenschutzpraktiken dieser Drittanbieter. Bitte lesen Sie deren Datenschutzerklärungen sorgfältig durch, bevor Sie Ihre Bewerbungsunterlagen einreichen.
Diese Erklärung ist weder Teil eines Arbeitsvertrags noch deckt sie die Verarbeitung anderer Daten ab, die im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses anfallen können, wenn wir Ihnen ein Angebot zur Mitarbeit in unserem Team machen und Sie es annehmen. Wir empfehlen Ihnen, diesen Hinweis sorgfältig zu lesen und seinen Inhalt zu verstehen. Wenn Sie Fragen haben, lesen Sie bitte im Abschnitt „Kontaktinformationen“ nach, wie Sie sich mit uns in Verbindung setzen können.

Informationen, die wir sammeln und warum wir dies tun

Die Informationen, die wir während des Einstellungsverfahrens sammeln, und die Art und Weise, wie wir diese Daten verwenden, können je nach Land, in dem die Stelle ausgeschrieben ist, variieren, und die Bereitstellung aller Informationen ist nicht unbedingt erforderlich. Soweit eine Erfassung oder Verwendung mit einer gesetzlichen Vorschrift oder einem Verbot in Konflikt steht, wird das Unternehmen das geltende Recht befolgen. Wir bezeichnen diese Art von Informationen als „Bewerberinformationen“. Bewerberinformationen können auf verschiedene Weise gesammelt werden: Sie können sie uns in Verbindung mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen; wir können im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Beobachtungen machen oder Informationen aus öffentlichen Informationsquellen sammeln; oder Sie können uns ermächtigen, Informationen aus anderen Quellen zu sammeln, z. B. von einem früheren Arbeitgeber oder einer Referenz. Wir können auch Informationen durch Cookies sammeln, wenn Sie unsere Website besuchen. Die von uns gesammelten Informationen und die Verwendungszwecke für diese Informationen können Folgendes umfassen:

Bezeichner, einschließlich

  • Kontaktinformationen, wie z. B. Ihren Namen, Ihren Aliasnamen, Ihre Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Bewerberakte zu öffnen und zu verfolgen und mit Ihnen zu kommunizieren.
  • Identifizierung und andere sensible Daten wie Ihr Geburtsdatum, Ihr Geburtsland oder das Land, in dem Sie als Staatsangehöriger registriert sind, Ihre Staatsangehörigkeit/Ihren Visastatus, Ihre Passnummer, Ihre Sozialversicherungsnummer, Ihre Führerscheinnummer und Ihre Unterschrift, Ihre Behinderung, Ihre Geschlechtsidentität, Ihre ethnische Herkunft, Ihren Militär-/Veteranenstatus, Ihren Gesundheitszustand und Ihre sexuelle Orientierung (soweit solche Informationen beispielsweise durch freiwillige Selbstauskunft erhoben oder bereitgestellt werden). Wir verwenden diese Informationen (zu dem Zeitpunkt und in der Art und Weise und in dem Umfang, wie es gesetzlich zulässig oder erforderlich ist), um unseren gesetzlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber nachzukommen, um Ihre Eignung für eine Beschäftigung festzustellen, um Ihre Identität zu überprüfen und unsere Verpflichtungen gegenüber den zuständigen Behörden zu erfüllen, um Anpassungen vorzunehmen, die erforderlich sind, um Sie im Vorstellungsgespräch zu unterstützen, und um aussagekräftige Überwachungen und Analysen zur Chancengleichheit und Vielfalt durchzuführen, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist. Wir verwenden oder offenbaren keine sensiblen personenbezogenen Daten von Bewerbern für andere Zwecke als die hier beschriebenen und gesetzlich zulässigen.
  • Berufliche oder sonstige beschäftigungsbezogene Informationen, einschließlich:
  • Berufliche Qualifikationen und damit zusammenhängende Informationen, wie z. B. die Stelle, für die Sie sich bewerben, frühere berufliche Tätigkeiten, Beschreibungen Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen, Ausbildung, Auszeichnungen, Qualifikationen, Zeugnisse, Lizenzen und alle anderen Informationen, die Sie in Ihren Lebensläufen und/oder Bewerbungen angeben. Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Qualifikation und Ihre Auswahl für eine Stelle sowie mögliche Interessenkonflikte zu ermitteln.
  • Berufliche oder sonstige mitgliedschaftsbezogene Informationen, wie z. B. Ihre Mitgliedschaft in Berufsverbänden und Handelsgruppen. Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Qualifikation und Auswahl für Stellen zu bestimmen.
  • Reisebezogene Informationen, wie z. B. Vielfliegernummern, TSA-Nummern für bekannte Reisende, Reiserouten, Flug-, Bahn-, Mietwagen-, Autodienstleistungs-, Hotel- oder ähnliche Informationen. Wenn Sie während des Bewerbungsverfahrens auf Reisen sind, verwenden wir diese Daten, um Ihre Geschäftsreise zu erleichtern, einschließlich der Reiseplanung oder Erstattung von Reisekosten, um Sie während der Reise zu kontaktieren, falls erforderlich mit Reiseanbietern oder in einer Notfallsituation.
  • Finanzdaten, wie z. B. Ihre Kontodaten. Wir verwenden die Finanzdaten, um vereinbarte Spesenabrechnungen zu bearbeiten und die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
  • Ergebnisse von Hintergrundüberprüfungen und Screening, erfolgreiche Bewerber können Hintergrundüberprüfungen unterzogen werden, wie z. B. Überprüfung der Ausbildung, frühere Beschäftigung, Strafregisterauszüge und Führerscheinkontrollen (zu dem Zeitpunkt und in der Art und Weise und in dem Umfang, wie es das örtliche Recht erlaubt oder verlangt). Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Eignung für eine Beschäftigung, auch für bestimmte Stellen, zu ermitteln und Ihren Anspruch auf bestimmte potenzielle Leistungen zu bestimmen. Wir können auch Hintergrunddaten von öffentlichen Websites Dritter sammeln, ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung einzuholen, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
  • Referenzen, wie Beurteilungen und Kommentare von früheren Arbeitgebern. Im Zusammenhang mit der Auswertung Ihrer Bewerbung können wir die ausdrückliche Erlaubnis einholen, Informationen über Sie von Dritten einzuholen. Dies kann Informationen über Ihre Arbeitsgewohnheiten, Ihre Leistungen in früheren Funktionen und Ihre Eignung für eine Beschäftigung umfassen. Wir verwenden die Referenzdaten, die wir erhalten, um Ihre Eignung für bestimmte Stellen festzustellen und um unsere Verpflichtungen gegenüber Aufsichtsbehörden zu erfüllen (einschließlich des Nachweises der Eignung von Mitarbeitern für ihre Rolle gegenüber Aufsichtsbehörden und Berufsverbänden).
  • Informationen zu Gehalt und Vergütung. Wir verwenden die Informationen zum Gehalt und zur Vergütung, die Sie uns zur Verfügung stellen und/oder die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten (zu dem Zeitpunkt und in der Art und Weise und in dem Umfang, wie es gesetzlich zulässig oder erforderlich ist), um Vergütungsangebote zu ermitteln und unsere Praktiken zu vergleichen.
  • Umfragen, wie z. B. Feedback und Meinungen im Rahmen von freiwilligen Umfragen. Wir verwenden diese Informationen, um zu verstehen, was CIRCANA gut macht und was wir im Rahmen der Bewerberauswahl noch verbessern können. Die Teilnahme an diesen Umfragen ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf das Auswahlverfahren für eine freie Stelle bei CIRCANA. Wenn Sie eine nicht obligatorische Frage beantworten, erklären Sie sich mit der Erfassung und Speicherung dieser Informationen durch CIRCANA einverstanden.
  • Informationen über Internet- oder andere elektronische Netzaktivitäten sowie akustische, elektronische, visuelle oder ähnliche Informationen, einschließlich:
  • Interaktionen mit der Website. Wenn Sie mit unserer Website interagieren, werden bestimmte Informationen über Ihre Nutzung dieser Website automatisch erfasst. Viele dieser Informationen werden über Cookies (mit Ausnahme von Retargeting-Cookies), Web-Beacons und andere Tracking-Technologien sowie über Ihren Webbrowser oder Ihr Gerät erfasst und umfassen:
  • Einzelheiten über Ihre Besuche auf unserer Website und Informationen, die im Zuge der Nutzung unserer Website generiert werden (einschließlich des Zeitpunkts, der Häufigkeit und des Musters der Servicenutzung), einschließlich, aber nicht beschränkt auf Verkehrsdaten, Standortdaten, Weblogs und andere Kommunikationsdaten, die Ressourcen, auf die Sie zugreifen, und wie Sie auf unsere Website gelangt sind.
  • Angaben zu dem Gerät, das Sie für den Zugriff auf unsere Website oder digitale Dienste verwenden, einschließlich, sofern verfügbar, Ihrer IP-Adresse, Ihres Betriebssystems und Ihres Browsertyps.
  • Informationen, die Sie uns auf einer Social-Media-Plattform zur Verfügung stellen (z. B. durch Klicken auf ein Social-Media-Symbol, das mit unseren Diensten verlinkt ist, oder durch die Entscheidung, sich über ein Social-Media-Konto anzumelden), einschließlich Ihrer Konto-ID oder Ihres Benutzernamens und anderer Informationen in Ihren Beiträgen.
  • Die Erhebung dieser Informationen kann in unserem Auftrag von Dienstleistern durchgeführt werden. Darüber hinaus verwenden unsere Websites Cookies. Für unsere Websites gelten gesonderte Datenschutzrichtlinien, in denen erläutert wird, welche Daten erfasst werden, wie sie verwendet werden und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben.
  • Andere akustische, elektronische, visuelle oder ähnliche Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wie z. B. Mitteilungen, Dokumente oder Bilder, die Sie erstellen, bereitstellen oder in unsere Systeme hochladen. CCTV-Aufnahmen, Fotos, Gesprächsaufzeichnungen und andere Tonaufzeichnungen (z. B. aufgezeichnete Sitzungen)
  • IRückschlüsse und analytische Berichte, die aus anderen personenbezogenen Daten gezogen werden, wie z. B. Analysen von Bewerberdaten, die zur Verbesserung unserer Einstellungsprozesse verwendet werden.

Weitere Verwendungen von Bewerberinformationen

Zusätzlich zu den oben genannten Verwendungszwecken können wir die folgenden Kategorien von Bewerberinformationen verwenden und weitergeben:

  • Zur Berücksichtigung für andere ähnliche Positionen innerhalb der CIRCANA Group (wenn Sie uns Ihre Zustimmung dazu geben).
  • Zur Erfüllung geltender rechtlicher und regulatorischer Anforderungen und Verpflichtungen (einschließlich Untersuchungen).
  • Für Gesundheits- und Sicherheitszwecke, wie z. B. die Ermittlung von Kontaktpersonen oder die Durchführung geeigneter Überprüfungen von Personen vor dem Betreten oder dem Zugang zu bestimmten Orten oder Räumlichkeiten.
  • Zum Zwecke der Planung, Due-Diligence-Prüfung und Durchführung von Geschäftstransaktionen (z. B. Fusionen, Übernahmen, Veräußerungen oder Übertragungen von Vermögenswerten, Konkursen oder Umstrukturierungen oder anderen ähnlichen Geschäftstransaktionen).
  • Zur Begründung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und Behauptungen.
  • Zu Sicherheitszwecken oder zur Verhinderung, Aufdeckung oder Untersuchung von Betrug, mutmaßlichen oder tatsächlichen illegalen Aktivitäten, Verstößen gegen die Unternehmensrichtlinien oder -vorschriften oder anderem Fehlverhalten.
  • Einholung von Ratschlägen von Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern und anderen professionellen Beratern.

Quellen für Informationen

Im Allgemeinen können wir Bewerberinformationen aus den folgenden Kategorien von Quellen sammeln:

  • Direkt von Ihnen
  • Von Personalvermittlern und Rekrutierungsplattformen
  • Aus Referenzen von Mitarbeitern
  • Von öffentlich zugänglichen Informationen und Quellen
  • Von früheren Mitarbeiter
  • Von unseren Dienstleistern, Vertretern und Agenten
  • Von Ihnen angegebene Referenzen

Wann und an wen wir Informationen weitergeben

Wir beschränken die Informationen, die wir weitergeben und offenlegen, wie unten beschrieben:

  • Die CIRCANA Group

Wir können Informationen über Sie an andere Unternehmen innerhalb der CIRCANA Group weitergeben, insbesondere an das Unternehmen, das den erfolgreichen Bewerber letztendlich einstellen wird. Sie werden Ihre Daten auch in Übereinstimmung mit dieser Mitteilung verarbeiten.

  • Dienstleistungsanbieter

Um den Bewertungsprozess bereitzustellen und zu unterstützen, setzen wir sorgfältig ausgewählte Drittunternehmen als Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Informationen für uns übermitteln, sammeln, verarbeiten oder speichern. Wir verlangen von diesen Dienstleistern, dass sie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um unsere Daten zu schützen, und dass sie die Informationen, die wir ihnen mitteilen, vertraulich behandeln und nur zum Zweck der Erbringung der Dienstleistungen verwenden, für die sie beauftragt wurden. Zu den Kategorien von Dienstleistern, mit denen wir zusammenarbeiten, gehören:
– Anbieter, die das Bewerbungsverfahren unterstützen, einschließlich der Bewertung der Qualifikationen der Bewerber und der Bereitstellung der Plattform, über die die Bewerber ihre Bewerbung einreichen – Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften
– Berater für professionelle Dienstleistungen, wie z. B. Firmen, die Analysen durchführen, bei der Verbesserung unserer Programmierung helfen, juristische Dienstleistungen erbringen oder projektbezogene Ressourcen und Unterstützung bereitstellen
– Sicherheitsanbieter, wie z. B. Entitäten, die bei der Überprüfung von Sicherheitsvorfällen und der Reaktion darauf, bei Dienstbenachrichtigungen und bei der Betrugsprävention helfen

  • Forscher

Wir können Bewerberinformationen an Institutionen weitergeben, wenn dies einem wichtigen Forschungszweck dient. Einige Einrichtungen sind beispielsweise daran interessiert, den Zusammenhang zwischen bestimmten akademischen Abschlüssen und Hintergründen und der Art der Stellen, die diese Bewerber bei CIRCANA anstreben, zu untersuchen. Wenn wir Informationen an Forscher weitergeben, verlangt CIRCANA von den Forschern, dass sie sich verpflichten, die personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Die Forscher können Arbeiten oder Studien veröffentlichen, die zusammengefasste Daten über die Bewerber des CIRCANA enthalten, dürfen aber keine personenbezogenen Daten veröffentlichen, die eine bestimmte Person identifizieren.

Wie wir Ihre Informationen schützen

Wir haben Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre Bewerberdaten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Angabe, Änderung und Zerstörung zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen werden nach Maßgabe der rechtlichen, organisatorischen und technischen Entwicklung durchgeführt und aufrechterhalten.

Aktualisierung der Bewerberinformationen und Ihre Rechte

Die Bewerber behalten die Kontrolle über die meisten ihrer Informationen, die über das Online-Bewerberregistrierungssystem von CIRCANA aktualisiert werden können, und können (und sollen) die meisten Informationen selbständig ändern, aktualisieren oder löschen.
Wir beachten die folgenden Rechte für alle Bewerberinformationen und Sie werden nicht diskriminiert, wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen:

  • Recht auf Zugang – Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und zusätzliche Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (z. B. an welche Parteien sie weitergegeben wurden).
  • Recht auf Berichtigung – Sie haben das Recht, unzureichende, unvollständige oder falsche personenbezogene Daten berichtigen zu lassen.
  • Widerspruchsrecht – Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten durch uns widersprechen. Wir verarbeiten Bewerberinformationen nur dann, wenn wir glauben, dass wir zwingende Gründe für die Verarbeitung haben, aber wir werden immer Ihren Widerspruch berücksichtigen und die Verarbeitung einstellen, wenn wir nicht nachweisen können, warum wir sie verarbeiten.
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung – Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf der Einwilligung vor deren Widerruf beruht, berührt wird. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Bewerbung zurückziehen und nicht mehr zur Auswahl für diese Stelle in Betracht kommen können.
  • Recht auf Löschung – Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen. Dies gilt, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder wenn Sie unserer Verarbeitung widersprechen und wir keinen zwingenden legitimen Grund haben, die Verarbeitung fortzusetzen.
  • Recht auf Einschränkung – Wir werden die weitere Verarbeitung Ihrer Daten einschränken, während die oben genannten Fälle untersucht werden. Eingeschränkte Daten werden von uns nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet.

Bewerber von Entitäten, die in der Europäischen Union und im Vereinigten Königreich registriert sind, haben unter Umständen auch das Recht auf „Datenübertragbarkeit“, d. h. sie haben das Recht, bestimmte Daten, die sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln (sofern möglich).
Bewerber, die in einer Entität von CIRCANA in der Europäischen Union, im Vereinigten Königreich oder in Brasilien wohnen oder dort beschäftigt sind, haben außerdem das Recht, bei der betreffenden Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über unsere Datenerhebung und -verarbeitung einzureichen. Einzelheiten zur Kontaktaufnahme mit der ICO des Vereinigten Königreichs, Brasiliens ANPD oder den europäischen Datenschutzbehörden sind hier verfügbar. Bevor Sie eine externe Beschwerde einreichen, empfehlen wir Ihnen, unser nachstehendes Beschwerdeverfahren zu befolgen.

Wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen

Für alle Rechte, die Sie nicht über das Bewerberregistrierungssystem wahrnehmen können, wenden Sie sich bitte in erster Instanz an Ihren CIRCANA Talent Acquisition Manager. Ihre Anfrage wird umgehend und (sofern gesetzlich vorgeschrieben) innerhalb von 28 Tagen bearbeitet. Es kann sein, dass wir einen Grund haben, warum wir Ihre Anfrage nicht oder nur in begrenzter Weise beantworten müssen, als Sie erwartet haben. Wenn dies der Fall ist, werden wir Ihnen dies in unserer Antwort erläutern.
Wenn Sie uns nicht über die E-Mail-Adresse kontaktieren, die Sie uns ursprünglich zur Verfügung gestellt haben, werden wir Maßnahmen ergreifen, um Ihre Anfrage zu überprüfen, indem wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen mit den Informationen abgleichen, die wir in unseren Unterlagen haben. Sie müssen ausreichende Informationen zur Verfügung stellen, damit wir überprüfen können, ob Sie der Bewerber sind, über den wir Informationen gesammelt haben, und Ihre Anfrage so detailliert beschreiben, dass wir sie verstehen, auswerten und beantworten können. In einigen Fällen können wir zusätzliche Informationen anfordern, um Ihre Anfrage zu überprüfen oder um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Sollten wir nicht in der Lage sein, eine Anfrage angemessen zu überprüfen, werden wir Sie benachrichtigen. Bevollmächtigte Vertreter können eine Anfrage in Ihrem Namen über eine der oben genannten Methoden einleiten, aber bevollmächtigte Vertreter müssen einen Nachweis ihrer Bevollmächtigung erbringen, und wir können auch verlangen, dass Sie persönlich Ihre Identität und die Vollmacht des bevollmächtigten Vertreters überprüfen.

Beschwerden und Rückfragen

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht zufrieden sind oder Fragen, Bedenken oder Beschwerden bezüglich dieser Mitteilung oder des Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten haben (einschließlich Bedenken bezüglich Dritter, an die wir Ihre Daten weitergegeben haben), wenden Sie sich bitte an uns, indem Sie eine der unter „Kontaktinformationen“ aufgeführten Angaben machen.

Übertragungen in Drittländer

Die von uns erfassten Bewerberinformationen werden in die Vereinigten Staaten oder in ein anderes Land, in dem wir oder unsere verbundenen Unternehmen oder Unterauftragnehmer Einrichtungen unterhalten, übertragen und dort gespeichert und verarbeitet, wie oben beschrieben. Die Übermittlung von Bewerberinformationen zwischen unseren Drittparteien aus dem Europäischen Wirtschaftsraum, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich in ein Drittland wird durch Standardvertragsklauseln geregelt. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an eine der Angaben im Abschnitt „Kontaktinformationen“ unten.

Aufbewahrung von Daten

Die Daten werden in Übereinstimmung mit der von Ihnen erteilten Zustimmung zur Speicherung Ihrer Daten aufbewahrt, oder, falls eine solche Zustimmung nicht erteilt wurde, so lange, wie es erforderlich ist, um unseren steuerlichen, buchhalterischen und aufzeichnungsrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, sowie für einen zusätzlichen Zeitraum, der erforderlich ist, um unsere Rechte zu schützen, zu verteidigen oder zu begründen, mögliche Ansprüche abzuwehren und unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.


Wir können „Profiling“ anwenden, d. h. die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, um bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (z. B. die Eignung einer Person für eine Stelle). Ein solches Profiling wird jedoch nur ein Element eines Entscheidungsprozesses sein, und Entscheidungen werden niemals ausschließlich auf den Ergebnissen des Profilings beruhen.

Zusätzliche Informationen für Personen mit Wohnsitz im EWR und in der Schweiz

Wir verarbeiten Bewerberinformationen auf den folgenden Rechtsgrundlagen:
(1) mit Ihrer Zustimmung: Diese Rechtsgrundlage wird verwendet, um Informationen zu verarbeiten, die Sie im Rahmen des Einstellungsverfahrens nicht angeben müssen, oder wenn Sie wünschen, dass wir Ihre Daten für zukünftige Möglichkeiten bei CIRCANA aufbewahren. Wie bereits erwähnt, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, wenn wir Ihre Daten mit Ihrer Zustimmung verarbeiten.
(2) zur Wahrung unserer berechtigten Interessen bei der Durchführung des Einstellungsverfahrens, sofern diese Interessen Ihre Grundrechte und -freiheiten in Bezug auf den Datenschutz nicht übersteuern können.
(3) soweit dies für die Erfüllung des Arbeitsvertrags (vorvertragliche Voraussetzung) im Zusammenhang mit der Bewerbung auf eine bestimmte Stelle erforderlich ist.
(4) in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung: z. B. in Fällen, in denen eine arbeitsrechtliche und/oder diskriminierungsrechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung Ihrer Daten besteht.


Wenn Sie nicht zufrieden sind mit der Art und Weise, wie wir Ihre Anfrage bearbeitet haben, oder wenn Sie Fragen, Bedenken oder Beschwerden bezüglich dieser Mitteilung oder des Umgangs mit Ihren Bewerberinformationen haben (einschließlich Bedenken bezüglich Dritter, denen wir Ihre Daten offengelegt haben), wenden Sie sich bitte an den Chief Privacy Officer unter privacy@circana.com.

Korrektheit der Informationen

Indem Sie sich bei CIRCANA bewerben, bestätigen Sie, dass alle von Ihnen gemachten Angaben vollständig und richtig sind. Wir behalten uns ausdrücklich das Recht vor, den Zugang zu Ihrer Bewerbung auszusetzen, zu ändern oder zu entfernen, wenn Ihr Profil gegen geltende CIRCANA-Richtlinien verstößt, als beleidigend oder gewalttätig angesehen wird und/oder aus anderen Gründen, die von CIRCANA nach eigenem Ermessen festgelegt werden.

Aktualisierung dieses Datenschutzhinweises

Wir bemühen uns um eine kontinuierliche Verbesserung unserer Dienstleistungen und Verfahren sowie um den Schutz der Rechte der betroffenen Personen. Daher werden wir diesen Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir empfehlen Ihnen daher, diesen Hinweis jedes Mal zu überprüfen, wenn Sie sich für eine Stelle bewerben. Auf Anfrage stellen wir Ihnen auch gerne frühere Fassungen dieses Hinweises zur Verfügung